گزارش بررسی

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (17) : گزارش بررسی

گزارش بررسی

گزارش بررسی توسط تعداد گزارشگری کمتر که غالبا" به یکنفر محدود می شود ؛ متخصص تر ، و براساس نوشته ها ی دیگران ، از جمله بر اساس گزارش تحققیق  ، و به ندرت در مواجهه با میدانِ اصلی تحقیق یا مصاحبه با افرادِ مرتبط  و نظایر آنها صورت می گیرد و گاه به درست یا غلط ، « تحقیقات کتابخانه ای » نامیده می شود . پس :

بررسی به غور و تعمیقی تخصصی ، یا تخصصی تر ، در یک مسئله می پردازد . 

به تعبیری : در عمل گاه پیش می آید که گزارشگر تحقیق نمی تواند به تمام امور و مسائل لازم در مطالعه یک مسئله یا یک قضیه اشراف یابد و آن را به نحوی مطلوب و کاملا" اثربخش منعکس نماید  ؛ و از آن جمله در خصوص اطلاعات فنٌی راجع به موضوع مورد مطالعه احساس ضعف می کند . بنابر این مطالعه را به یک نفر متخصص که در باره موضوع مورد مطالعه به قدر کافی تحصیلات عالی و معتبر ، مطالعه و تخصص دارد می سپارد تا گزارشی فنٌی - تخصصی تر و بنابر این کارآتر و مؤثر تر به سفارش دهندگان مطالعه یا به طور کلٌی مدیران مربوط ارائه دارد .

گزارش بررسی ، متخصصان امر ، اطلاعات فنٌی ، تحقیقات کتابخانه ای ، غور و تعمیق ، گزارش فنٌی - تخصصی ، علیرضا آیت اللهی 

انواع اسناد اداری : صورتجلسه

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (11) : صورتجلسه میدانی

انواع اسناد اداری : صورتجلسه

صورتجلسه یکی از پنج یا به تفسیری یکی از هفت نوع اصلی اسناد اداری است ؛ و خود به دونوع اصلی تقسیم می شود :

الف - صورتجلسه میدانی 

ب صورتجلسه مجلسی

صورتجلسه میدانی 

سندی است که در محل وقوع یک امر به نگارش در میآید . یکی از عوامل اداری ، مثلا" در مورد تصادفات خیابانی ، یک افسر راهنمائی ، و در مورد منازعات خیابانی یک نفر مامور از نیروهای انتظامی ، در محل حادثه حاضر می شوند تا آنچه را که میبینند و از حادثه درک می کنند و آنچه را که طرفین تصادف یا منازعه و شاهدان عینی میگویند  را به دقٌت و شفٌافیت هرچه بیشتر بنویسند . آنچه غیر از بحث شیوه نگارش در این موضوع وجود دارد این است که نویسنده نباید شرح ماجرا را فدائی لفٌاظی و زیبائی نگارش کند و لازم است که هرچه بیشتر به شرح صحیح و بی کم و کاست آنچه که دیده است و شنیده است بپردازد ؛ و در واقع فصاحت و بلاغت نویسنده در این مورد بیشتر در صداقت و رعایت امانت وی است .

نویسنده ی صورتجلسه میدانی در حدٌ یک داور میبایست از جانبداری یکی از طرفین بپردازد و به عبارتی دیگر ، بیطرف باشد . 

صورتجلسه میدانی ، صورتجلسه مجلسی ، حوادث ، منازعات ، لفٌاظی ، زیبائی نگارش ، رعایت امانت ، صداقت ، بیطرفی ، علیرضا آیت اللهی

اجتناب از لغزشهای متداول در نگارش

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (10) : اجتناب از سایر لغزش ها

اجتناب از سایر لغزش ها

به غیر از تفسیر کلمات ، لغزش های دیگری نیز وجود دارند که لازم است از آنها اجتناب شود ؛ از جمله :

- برخی « تقاضا نامه » ای را تا آخر نمی خوانند و شروع به پاسخ دادن به آن می کنند . زیرا به خیالشان با نصف و نیمه خواندن یک نامه یا سرسری خواندن ، تمام آن را درک کرده اند . یا حوصله درست خواندن ندارند یا می خواهند در وقت خود صرفه جوئی کنند . در نتیجه اکثرا" پاسخی که به نامه می دهند با آنچه که در نامه آمده است و تقاضائی که در آن از ایشان شده است منافات پیدا می کند ؛ و بالاجبار :

اولا" پس از روشن شدن این خطا می پذیرند که مطلب یا مطالب نامه را کاملا" نخوانده و نفهمیده بوده اند .

ثانیا" مجبور به مکاتبه ای دیگر می شوند که نهایتا" نه تنها در وقت خود صرفه جوئی نکرده اند بلکه به اتلاف آن نیز پرداخته اند .

- برخی دیگر تحت تاثیر « روابط شخصی » خود با نویسنده نامه و به اصطلاح بنا بر حبٌ و بغض ، ظوابط را زیر پانهاده جوابی تهیه و ارسال می دارند که اصولا" با قوانین و مقررات اداری یا وفق نمی دهد یا چندان مطابقت نمی کند .

- و بالاخره گروهی به اظهار نظر و اضافه کردن مطالبی می پردازند که هرگز از ایشان تقاضا نشده است و از حشو و زوائد است . این اظهار نظرهای تقاضا نشده چه بسا نزد نامه نویس مفید واقع شوند و بکار آیند ؛ امٌا مورد تقاضا نبوده اند و از اصول مکاتبات اداری خارج اند .

مکاتبات اداری ، اسناد اداری ، نامه ( تقاضا نامه ) لغزش در مکاتبه ، عدم درک کامل ، هدردادن وقت ، از بین رفتن فرصت ، عدم کفایت پاسخ ، روابط شخصی ، گریز از قانون ، علیرضا آیت اللهی

اجتناب از دام تفسیر کلمات

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (9) : اجتناب از دام تفسیر کلمات

اجتناب از دام تفسیر کلمات

آیا کاملا" متوجٌه مقصود و مشی مخاطب خود شده ایم ؟ آیاتمام کلمات و جملاتی که به کار می برد را می شناسیم و در می یابیم ؟ آیا حالتی خاص در رفتار و خواستهای وی وجود ندارند ؟ .

اگر بنا به نوشته ها و شناخت ازوی می نویسیم بهتر است ابتدا با اعتقاد به مشاوره ، از اطرافیان خود کمک بگیریم و مطلب را به اصطلاح سبک سنگین کنیم . مثلا" از اطرافیان خود بپرسیم :

- بنظر شما مقصود از این کلمه چیست ؟

یا

- به عقیده ی شما مقصود از این عبارت چیست ؟

فرض کنیم نامه ای دریافت کرده ایم که در آن واژه « جزا » بکار رفته است . این کلمه را ما تنبیه معنی می کنیم ، دیگری اجر معنی می کند ، نفر سوٌم به مفهوم پاداش می داند ! نهایتا" مقصود اصلی نویسنده از این واژه چه بوده و هست ؟ .

یکی ممکن است در کاربرد یک واژه معنی خاص آن را در نظر داشته است و دیگری به مفهوم وسیع کلمه بکاربرده باشد ...

به هر حال مسلٌم است که در خواندن و نوشتن باید به معنی دقیق کلمات توجٌه داشته باشیم .

بهترین راه دریافت مفهوم کلمات شاید این باشد که خود را به جای گوینده یا نویسنده آنها بگذاریم و ببینیم که اگر چنین واژه ای را ما بکاربرده بودیم منظورمان چه بود ؟ و اگر این واژه را به کار نمیبردیم چه واژه ای به جای آن بکار میبردیم ؟ آیا در پاسخی که ما برای نویسنده ای تهیه دیده ایم واقعا" معنی تمام کلمات بکاربرده اش را متوجٌه شده ایم و مقصود او را کاملا" دریافته ایم ؟ . اگر مطمئن نیستیم که کاملا" منظور وی را دریافته ایم چاره ای جز آن نیست که به جای تفسیر آن از نظر خود ؛ نظرش را دقیقا" جویا شویم . هیچ ایرادی ندارد که در چنین مواردی با تلفن یا با ایمیل یا هر وسیله ی دیگری نظر مخاطب خود را جویا شویم .

به این وسیله است که مطمئن می شویم در جواب دادن به تقاضانامه ای از موضوع خارج نشده ایم و با استنباط شخصی و تفسیر خود به آن پاسخ نداده ایم .

امٌا گذشته از تفسیر و « خارج شدن از موضوع » دام های دیگری می توانند بر سر راه نگارش صحیح ما گسترده باشند که از آنان نیز می بایست اجتناب کنیم .

دام تفسیر کلمات ، دام تفسیر عبارات ، معنی صحیح کلمات ، استنباط شخصی ، دریافت منظور مخاطب ، مشاوره در دریافت مطلب ، اجتناب از تفسیر ، پاسخ پس از دریافت صحیح ، تماس با نویسنده ، علیرضا آیت اللهی

تعیین دقیق موضوع نگارش

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (8) : 

تعیین دقیق موضوع نگارش

منظور از تعیین دقیق یا تحدید موضوع در اینجا همان خارج نشدن از موضوع اصلی ِ نوشته است . اگر مطلبی را انشاء و تحریر می کنیم لابد به این دلیل است که « حرفی برای گفتن » داریم ؛ و نه برای « خالی نبودن عریضه » . پس : نتیجه هر متن چیزی جز نتیجه ی موقعیتی که در آن قرار گرفته ایم و به بیان مطلب خود می پردازیم نیست .

« حرفی برای گفتن » 

بنابر آنچه تحت عنوان تعیین دقیق موضوع آمد اگر مینویسیم لابد به این دلیل است که در موقعیتی قرار گرفته ایم که چیزی طلب کنیم  و بدین ترتیب حرفی برای گفتن داریم ؛  و در این خواستن ، نخستین شرط آن است که تصویری دقیق از آنچه که میخواهیم به خواننده ، یا خوانندگان نوشته یا به طورکلی مخاطب یا مخاطبان خود ارائه دهیم . مطلب ما دقیقا" ، بدون کم و کاست و بدون حشو و زوائید ، چیست ؟ .

دانستن آنچه که میخواهیم ، یا آنطور که طی دهها سال در مطبوعات ما به عنوان « مطلب » شهرت یافته است ، حقیقت کار ما را تشکیل می دهد . یعنی اگر خودمان ندانیم که چه می خواهیم هرگز نمی توانیم مطلب خود را به دیگران بفهمانیم . آیا منظور ما از نوشتن یک تقاضا نامه است ؟ یا یک امریٌه ؟ یا یک اعلام ؟ یا یک بررسی ؟ . آیا اصولا" در مسئله ای معین و محدوده ای دقیق می نویسیم ؟ . اینجاست که حتی جملات و عبارات و حتی کلمات ما نیز باید دقیق و صریح باشند تا با فصاحت و بلاغت کامل نوشته در دام تفسیر و تعبیر دیگران گرفتار نشویم .

تعیین موضوع ، تحدید موضوع ، مطلب ، حرفی برای گفتن ، تقاضانامه ، صراحت ، فصاحت ، بلاغت ، دام تفسیر ، علیرضا آیت اللهی

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (5))

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (5))

آئین نگارش و تنظیم اسناد اداری

بخشی مهم از آنچه که در اینجا می آید بر گرفته از تدریس  نویسنده در حوزه مدیریت و علوم اداری است که نخستین بار به در قالب درسنامه زیر به صورت پلی کپی در بیش از چهار صد نسخه منتشر شده است :

بسمه تعالی

جمهوری اسلامی ایران

وزارت امور اقتصادی و دارائی

دفتر تشکیلات و آموزش بودجه

آئین نگارش

و تنظیم اسناد اداری

درس :

علیرضا آیت اللهی

پائیز 1364 

اقدام به ترتیب زمانی

در این درس ، قبل از این که از آئین نگارش گفتگو کنیم سعی می کنیم ترتیب زمانی یک اقدام نگارشی را از زمانی که نگارش یک سند لازم می شود تا زمانی که به پایان می رسد را شرح دهیم . این قسمت در زبان فارسی نام هائی متعدد دارد که از آنجمله اند :

آئین نگارش

دستورالعمل نگارش

فرایند نگارش 

و....

در نگارش یک سند صحیح و در عین حال بهینه لازم است که از هرگونه عملی اضافی که وقت و هزینه را هدر می دهد جلوگیری شود . یاد آوری پیاپی مطالبی که در سند یا اسناد قبلی آمده اند ، تکرار مطالب در حین نگارش ، و نظایر آنها اموری هستند که نه تنها بر کمال ، شیوائی و گویائی سند نمی افزایند بلکه از کمال سند کاسته وقت و هزینه نویسنده یا نویسندگان را به هدر می دهند .

( ادامه دارد )