نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (15) : گزارش مسئله ؛ تحقیق و تفحٌص

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (15) :

گزارش مسئله ؛ تحقیق و تفحٌص

در این مورد تا مسئله ای وجود نداشته باشد گزارشی در باره ی آن به نگارش در نمی آید ؛ و این گزارش که قاعدتا" به منظور تصمیم سازی است خطاب به مقام بالاتر یا مقامات بالاتر و طبیعتا" به منظور حلٌ مسئله ، اتخاذ موضعی مشخص در برابر آن و ارائه ی راه حلٌی منطقی در چهارچوب  تصمیمگیری در باره آن مسئله تهیه و تدوین می شود .

بنابر این کارشناس یا کارشناسان تحقیق و به تعبیری دیگر یک پژوهشگر یا گروهی پژوهشگر به مطالعه ی پژوهش های قبلا" به عمل آمده در باره آن مسئله و راه حل هائی که قبلا" برای تضعیف یا حل کامل آن ارائه شده است می پردازند ؛ و مجموعا" با توجٌه به آنچه که تا آن زمان در باره ی آن مسئله به وجود آمده است و تدوین شده است راه حل یا راه حل هائی را به مقامات بالا پیشنهاد کنند . 

گزارشگران پس از شناخت دقیق مسئله که گاه « مسئله یابی » هم شناخته شده است و ارائه ی راه حل هائی ممکن که تا کنون یا به کار نرفته اند یا به صورتی کامل بکار نرفته اند سعی می کنند تمام امکانات و تنگناهای آن راه حل ها ، از جمله در بخش های نیروی انسانی ، توانائی فنٌی و مالی ، و...را بشناسند ؛ و پیآمدهای هریک ، به خصوص در جامعه مورد نظر ، را پیش بینی کرده تصمیمگیری را برای مدیران هرچه منطقی تر و آسانتر نمایند ( تصمیم سازی ) .

اگر گزارش تحقیق و تفحص ٌ که ما آن را به صورتی خلاصه تر « گزارش موضوعی » می نامیم به خوبی و شایستگی تهیٌه شده باشد ، مدیریت دیگر نیازی به آن که گزارشهائی دیگر نیز تهیٌه و تدارک ببیند یا نهایتا" خود نیز به تهیٌه گزارشی بنشیند یا لاقل تفحصٌی بنماید ، وجود ندارد . امٌا در هر حال بر عهده ی مسؤول مربوطه و اصطلاحا" مدیر است که از راه حلهای ارائه شده یکی را انتخاب کند ( تصمیم گیری در مدیریت ) ؛ که البته در این راه عواملی دیگر و از جمله ملاحظات مذهبی - سیاسی و هم وجود دارند .

با اینهمه تهیه گزارش موضوعی به منظور تصمیم سازی نمی بایست تحت تاثیر عوامل خارجی باشد ؛ بلکه میبایست به منوال متداول تحقیقات و در چارچوبی به اصطلاح علمی پیش رود .  

گزارش تحقیق و تفحص ، گزارش مسئله ، گزارش موضوعی ، تصمیم گیری ، تصمیم سازی ، کارشناس تحقیق ، پژوهشگر ، مطالعات قبلی ، امکانات و تنگناها ، ارائه راه حل

انواع اسناد اداری

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (11) : انواع اسناد اداری

انواع اسناد اداری

اکثرا" آنچه که ما در دوران تحصیل به عنوان انشاء موخته ایم چیزی جز نگارش به صورتی ذهنی ، تخیلی ، افسانه بافی و نهایتا" توصیفی نبوده است . گاهی که معلمان خوبی داشته ایم به ما روش نامه نگاری ، خلاصه برداری ، تجزیه و تحلیل متون و تجزیه و تحلیل نوشته ها یا بیانات دیگران را هم آموخته اند . امٌا بین همه ی این فعالیت ها و فعالیت های روزمره زندگی  واقعی خانوادگی ، اداری ، شهری و... ما چه رابطه ای وجود دارد ؟ .

قدرت نوشتن نامه ای به دیگر اعضاء خانواده ، یا دوستان و امثال آنها به معنی توانائی در مکاتبات اداری ، کاربرد اصطلاحات مربوطه ، دریافت و ایجاد و حفظ اسناد اداری نیست : مثلا" « گزارش کار » یعنی چه ؟ ، با  گزارش مسئله یا به طور کلٌی « گزارش موضوعی » چه تفاوتی دارد ؟ ، « صورتجلسه » چیست ؟ « گزارش بررسی » یا گزارش تحقیق و تفحص کدام است ؟ .

اتفاقا" منظور ما در اینجا پرداختن به همین مطالب است . یعنی این که سعی می کنیم به شناخت انواع و اقسام اسناد اداری ، و روش تهیه و استفاده از آنها بپردازیم ؛ آنها را طبقه بندی کنیم ، اجزائی که در کادر منطقی هر سند می گنجند را مورد مطالعه قرار دهیم ؛و نهایتا" نشان دهیم که اجزاء هرنوع از این اسناد چگونه میبایست در پی یکدیگر با ترتیبی منطقی قرار گیرند، با یکدیگر ارتباط داده شوند تا بالاخره نظامی منطقی برای سند حاصل آید . 

مهمترین اسناد اداری معمولا" عبارتند از :

صورتجلسه ، گزارش کار ، گزارش موضوعی یا گزارش تحقیقی ، گزارش بررسی ، یادداشت ، و... 

نگارش ذهنی ، افسانه بافی ، توصیف ، روش نامه نگاری ، خلاصه برداری ، تجزیه و تحلیل اسناد ، اسناد اداری ، گزارش مسئله ، روش تهیه ، ترتیب منطقی