گزارش بررسی (3) ، اجتناب از خطاها

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (19) 

گزارش بررسی (3) ، اجتناب از خطاها

آنکه بررسی را انجام می دهد باید سعی کند که از دو خطای مهم بر حذر باشد :

- بکار بردن اصطلاحاتی فنٌی که بنا به تخصصش برای وی اصطلاحاتی شناخته شده و کاملا" معمولی است ؛ امٌا نزد اکثرخوانندگان گزارش ، که همه متخصص در اینگونه امور نیستند ، لابد نا آشنا و بنابر این نا مفهوم و نا مانوس است . در چنین وضعی ضروری است که اگر چه لازم است که یک یا چند اصطلاح فنٌی را در گزارش بررسی خود بکار ببرد امٌا بلافاصله پس از کاربرد ، به تعریف و توضیح مفهوم آنها بپردازد ؛ و اگر تعداد اینگونه اصطلاحات زیاد است فهرستی شماره گذاری شده از آنها تهیه دیده مفاهیم آنها را در اصطلاحنامه ی پیوست گزارش ، در انتهای گزارش ، بیاورد ؛ و به این ترتیب بهتر است هربار که یک اصطلاح فنٌی نا آشنا برای عموم را بکار میبرد به شماره آن در اصطلاحنامه نیز اشاره کند .

- در گزارشی که می نویسد تصور نکند موضوعاتی که برای شخص وی شناخته شده و واضح اند برای همگان شناخته شده و واضح می باشند و بنابر این توضیح آنان را لازم نپندارد . ابدا" معلوم نیست آنچه برای وی ، به لحاظ تخصص و تجربیات قبلی و آشنائی با موضوع ، بدیهی است برای دیگران هم واضح باشد و چنین صورتی داشته باشد . بنابر این ضمن نگارش گزارش بررسی در هرموضوع و هرمورد باید از خود بپرسد آیا همه ی خوانندگان گزارش از این موضوع خبردارند و برایشان واضح است ؟ یا باید توضیح داده شود که چنین توضیحاتی نیز همه در بخش توضیحات گزارش ذکر می شوند .  

گزارش مسئله ؛ تحقیق و تفحٌص - 2

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (16) :

گزارش مسئله ؛ تحقیق و تفحٌص - 2

مسلما" گزارشگری که گزارشی به منظور تصمیم گیری می نویسد به دلیل اهمٌیت بسیار بالای گزارش خود باید کاملا" در جریان چند و چون مسئله قرار داشته باشد ؛ و به این منظور گزارشگر میبایست یک پژوهشگر تمام عیار یا نماینده گروهی از پژوهشگران شایسته در این امر بوده باشد . اخذ تصمیم با گزارشگر و پژوهشگر نیست ؛ امٌا اهمٌیت کار در واقع نزد آنهاست که با ارائه راه حل یا چند راه حلٌ متفاوت ، اسباب قضاوت مدیر یا به طورکلٌی تصمیمگیران را فراهم می کنند ؛ و پیشنهاداتی عالمانه ارائه می دارند .

گزارش موضوعی بی شباهت با گزارشگری یک همایش و تهیه صورتجلسه ی آن نیست ؛ در این خصوص هم یکی به اصطلاح لام تا کام آنچه را که گذشته است نقل می کند و به  تصمیمگیری نمی پردازد ؛ منتهی کسی که گزارش تحقیق را می نویسد به تجزیه و تحلیل مسئله مورد نظر می پردازد ، در باره جوانب آن به قضاوت می نشیند ، در هر مورد استدلال کرده نهایتا" و تاحدود بسیار زیادی  ارائه ی طریق می کند : راه حل یا راه حل هائی پیشنهاد می کند که تصمیمگیران یکی از آن راه حل هارا بی کم و کاست یا با نوعی جرح و تعدیل بکار می گیرند ؛ و عملا" نقشی بسیار بسیار مهم در تصمیم گیری و نهایتا" چه بسا سرنوشت یک کشور یا سرنوشت جهان می یابد .

جنبه ی ادبی

در یک گزارش تحقیق رعایت هنر ، و زیبائی نگارش شرط نیست . امٌا مدیر ، مدیران یا به طور کلٌی کسانی که گزارش را می خوانند توقع دارند به اصطلاح فصیح و بلیغ و کاملا" مفهوم باشد . لازم است که این گزارش به عنوان یک سند تصمیمگیری کاملا" صحیح ، واضح و بدون ابهام ، و دقیق باشد تا تصمیمگیرنده یا تصمیمگیران بتوانند با سنجش عناصر تصمیم ساز در آن به تصمیمگیری بپردازند . این اصل سبب می شود که گزارشکر از جنبه ادبی گزارش خود نیز غافل نماند ؛ و بکوشد گزارشی کامل ، واضح ، شیوا و مفهوم ارائه کند .

حجم گزارش

کامل بودن گزارش سبب می شود برخی گمان کنند که هرچه گزارش ی حجیم تر وباشد کاملتر است و از این نظر ، به خصوص در اکثر کشورهای در حال توسعه و عقب مانده ، گزارشاتی که می توانند تنها در چند صفحه و بدون آنهمه صرف وقت و هزینه و چاپ و .... به تصمیمگیری بیانجامند به انبوهی از کاغذ تبدیل می شوند که به اصطلاح تصمیم گیرنده خود را در آن گم می کند و نمی تواند به آسانی اساس آن را دریابد .

اصلِ گزارش ، برای آنکه به خوبی خوانده و دریافت شود نمی بایست حدٌ اکثر بیش از پنج صفحه باشد . اگر ضروری یا لازم شد که توضیحاتی ضروری بر اصل گزارش بیایند بهتر است که به صورتی مشروح و تفصیلی در « ضمیمه » گزارش باشند . یک گزارش تحقیق می تواند دارای ده ها ضمیمه در صدها و چه بسا هزاران صفحه باشد . گاهی نیز بررسیهائی در خدمت یک تحقیق صورت میگیرد که گزارش بررسی نیز از ضمائم گزارش تحقیق خواهد بود . 

آئین نگارش ، گزارش نویسی اداری ، گزارش تحقیق ، پژوهشگر ، قضاوت ، راه حلٌ ، تصمیم گیری ، جوانب ادبی ، حجم گزارش ، ارائه طریق 

فواید آئین نگارش

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (7))

فواید آئین نگارش

در نگارش اصولا" ، آئین به معنی دستور العمل است .

دستور العمل به معنی رعایت قواعد شایست و بایست حین عمل است ؛ قواعدی که سبب می شوند نتیجه کار از نواقص متعدد به دور بوده حتی الامکان به کمال نزدیک شود .

با پیروی از قواعد نه گانه یا دستورالعملی که در بخش پیش آمد ، می توانیم متونی صحیح ، فشرده  و بدون کم و کاست از یکطرف و بدون حشو و زوائد از طرف دیگر در تناسب کامل با هدف خود به رشته تحریر در آوریم .

نکات نه گانه ای که آمدند به ما اجازه می دهند که از برخی نواقص رایج در نوشته های خود بپرهیزیم ؛ که از آنجمله اند :

- خارج شدن از موضوع

- فقر فکری یا به اصطلاح نداشتنِ « حرفی برای گفتن »

- نوشتن متونی ثقیل ، نادرست و غیر واضح ( فاقد فصاحت و بلاغت )

بنابر این به ترتیب به مطالعه هریک از این موارد میپردازیم تا به محل ، نقش و کاربرد هریک از آنها به نحوی بسیار بهتر واقف شویم .

آئین نگارش ، دستورالعمل نگارش ، اصول نه گانه ، قواعد نگارش ، کمال یابی ، صحٌت متون ، فشردگی و بدون حشو و زوائد ، فاقد کم و کاست ، رسیدن به هدف ، نواقص رایج

فرایند نگارش ( آئین ، دستور العمل ) و تنظیم اسناد اداری

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (6)

فرایند نگارش

معمولا" از نظر توالی زمانی در نگارش یک سند اداری به ترتیب زیر عمل می شود :

1 - تصریحِ هدفی که در نگارش این سند دنبال می کنیم : این سند را دقیقا" برای رسیدن به چه هدفی می نویسیم ؟

2 - یادداشت مضامین ، هرمطلبی که در این موضوع به نظرمان می رسد را بلافاصله به صورتی به اصطلاح تلگرافی یادداشت کنیم که فراموشمان نشود و به موقع خود در سند بیاوریم . اگر هریک از این مطالب را روی فیش جداگانه ای ثبت کنیم بعدا" کارمان در نگارش بسیار آسان تر می شود به این صورت که بر حسب نظمی که در نظر داریم فیش ها را در پی یکدیگر قرار می دهیم یا اصولا" با نگاهی به فیش ها به نظمی مطلوب برای تهیه سند خود می رسیم .

3 - در صورتی که امکان داشته باشد با همکاران و حتی نزدیکان صاحبنظر خود در باره موضوع سند مشاوره می کنیم تا سندی غنی تر به نگارش در آوریم .

4 - ترتیب مطالب بر حسب هدفی است که دنبال می کنیم و گاه متوجٌه می شویم برخی از یادداشت های قبلی ما در سند بی فایده اند که آنان را حذف می کنیم .

5 - باید نظم و ترتیب نوشته ما به نحوی باشد که خواننده سند را به سرعت و سهولت به هدف ما آگاه کند و در وی مؤثر واقع شود . ردیف کردن مطالب و شماره گذاری هر مطلب می تواند به خوبی در این امر به ما کمک کند .

6 - پس از نظم دادن به آنچه که در ذهنمان بوده است نگارش را شروع می کنیم . منتهی گاه فرمول های اداری اقتضا می کند که حین نگارش مطلب برخی از مطالب معمول و متداول اداری را به آن اضافه کنیم .

7 - پس از نگارش مطلب به ویرایش یا به اصطلاح تصحیح و تکمیل وآن می پردازیم . مطلب به دست آمده عموما" می بایست :

بدون مطلب اضافی

بدون مطلب غلط

بدون نقص ( جا افتادگی مطلب )

و منظم و هماهنگ باشد

8 - در جزئیات لازم است به هریک از جملات یا عبارات پرداخت تا

* از بهترین و مناسب ترین کلمات استفاده شده باشد .

* ترکیب کلمات با یکدیگر در جمله یا عبارت به بهترین نحو باشد .

9 - در خاتمه و پس از طی مراحلی که ذکر شد باید به تصحیح غلط هائی املائی که ممکن است در چهارچوب اشتباه لپٌی پیش آمده باشندبپر دازیم و تاملی داشته باشیم بر این که آیا واقعا" مقصود خود را به خوبی بیان کرده ایم ؟

با پیروی از این شیوه ، آئین یا دستور العمل  می توانیم سند یا متنی صحیح ، فشرده و مناسب با هدف خود بنویسیم   

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (5))

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (5))

آئین نگارش و تنظیم اسناد اداری

بخشی مهم از آنچه که در اینجا می آید بر گرفته از تدریس  نویسنده در حوزه مدیریت و علوم اداری است که نخستین بار به در قالب درسنامه زیر به صورت پلی کپی در بیش از چهار صد نسخه منتشر شده است :

بسمه تعالی

جمهوری اسلامی ایران

وزارت امور اقتصادی و دارائی

دفتر تشکیلات و آموزش بودجه

آئین نگارش

و تنظیم اسناد اداری

درس :

علیرضا آیت اللهی

پائیز 1364 

اقدام به ترتیب زمانی

در این درس ، قبل از این که از آئین نگارش گفتگو کنیم سعی می کنیم ترتیب زمانی یک اقدام نگارشی را از زمانی که نگارش یک سند لازم می شود تا زمانی که به پایان می رسد را شرح دهیم . این قسمت در زبان فارسی نام هائی متعدد دارد که از آنجمله اند :

آئین نگارش

دستورالعمل نگارش

فرایند نگارش 

و....

در نگارش یک سند صحیح و در عین حال بهینه لازم است که از هرگونه عملی اضافی که وقت و هزینه را هدر می دهد جلوگیری شود . یاد آوری پیاپی مطالبی که در سند یا اسناد قبلی آمده اند ، تکرار مطالب در حین نگارش ، و نظایر آنها اموری هستند که نه تنها بر کمال ، شیوائی و گویائی سند نمی افزایند بلکه از کمال سند کاسته وقت و هزینه نویسنده یا نویسندگان را به هدر می دهند .

( ادامه دارد )

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (3)

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (3)

فهرست موضوعی (3)

فصل سوٌم : تهیه گزارش

1 - تفکرات قبلی

2 - منبع یابی

3 - تجزیه و تحلیل موضوع

4 - جوانب تحقیقاتی

5 - طرٌاحی گزارش

6 - استراتژی نگارش

7 - نگارش گزارش

( ادامه دارد )

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری

هدف از این سلسله یادداشت ها ، یاد آوریی بسیار اجمالی از فصول اصولی آئین نگارش و شیوه مکاتبات اداری  ، به ویژه اشاره ای مختصر به تکنیک هائی است که در بعضی از کشورهای پیشرفته ی صنعتی جهان برای تهیه و تدارک گزارش های اقتصادی ، در واحد های تولیدی ( اعم از صنعتی - خدمات - بازرگانی - خدمات سازمانی و غیر از آن ) به کار می رود *

* این مطالب بر اساس درسنامه ای است که در سال 1364 به مدیران و کارشناسان وزارت امور اقتصادی و دارائی ، و پس از آن در مرکز آموزش مدیریت دولتی به برخی دیگر از مدیران و کارشناسن دولتی و نهایتا" برخی از مدیران بخش خصوصی تدریس شده است .

فهرست موضوعی

فصل اوٌل : کلٌیات

1 - آئین نگارش

2 - طرح نگارش

3 - تذکرات اساسی

( ادامه دارد )