نامه اداری (2) . شکل های مؤدبانه عناوین افراد مخاطب

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (24)

 

نامه اداری (2) . شکل های مؤدبانه

عناوین افراد مخاطب

اصولا" عنوان مخاطب ( گیرنده ی نامه ) باید مؤدبانه باشد .

به جای آنکه بنویسیم :

محمد معین معراجی

می نویسیم :

آقای محمد معین معراجی ؛

یا

خانم ....

یا 

دوشیزه ....

البته این در صورتی است که هیچگونه رابطه عاطفی میان نویسنده نامه و دریافت کننده آن وجود نداشته باشد ؛ والٌا می توانستیم بنویسیم :

دوست عزیز ، آقای محمد معین معراجی

یا :

سرور گرامی ، آقای محمد معین معراجی

امٌا هیچگاه در یک نامه اداری نباید نوشت :

دوست عزیزم ؛ آقای محمد معین معراجی

سرور عزیزم ؛آقای محمد معین معراجی

امروزه ، و پس از انقلاب 1357 ، سعی می شود بیشتر از عنوان « برادر » به جای عنوانِ « آقا » و از عنوان « خواهر » به جای عنوان « خانم » استفاده شود . مثلا" می نویسند :

برادر ، محمد معین معراجی

یا

برادرگرامی ، محمد معین معراجی 

ممکن است نوشت : برادر گرامی آقای محمد معین معراجی ؛ امٌا چنین قاعده ای در هنجار مکاتبات اداری جهانی نیست و آن را غلطمی شمارند . قاعدتا می بایست از کاربرد عناوین متعدد و مکرر اجتناب شود ؛ امٌا روحیه تعلق و تملقی که از زمان قاجاریان باقی مانده است سبب می شود برخی بنویسند :

برادر ارجمند و گرامی جناب آقای محمد معین معراجی

( جناب ، همان معنی آقا را می دهد و در اینجا تکراری است ) .

عنوان « برادر » حتی در خطاب به مقامات عالیرتبه کشوری ،نظیر وزراء ، سفراء و نمایندگاه مجلس نیز بکار می رود . با این وجود و پس از فروکش کردن شور انقلاب هنوز هم متداول است که برای این گروه از مقامات عالیرتبه ، وامثال ایشان ، از عنوان « جناب » استفاده کنند . کاربرد عنوان مرکب « جناب آقای ...» که توسط بسیاری از کارشناسان ادبیات فارسی غلط شناخته شده است ؛ به عنوان یک « غلط مصطلح » دارای ایرادی اساسی نمی نماید .

و امٌا عناوین خاص ٌ روحانیان ... ( ادامه دارد )

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (23) نامه اداری (1) . اشکال مؤدبانه

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (23) 

نامه اداری (1) . اشکال مؤدبانه

نامه اداری چون نامه های خانوادگی یا دوستانه که از احساسات بر میخیزند نیست ؛ بلکه در واقع امر نامه هائی است که از یک مرکز یا مرجع اداری دریافت می کنیم ؛ یا به آن ارسال می داریم .در این مکاتبه غالبا" با موضوعات و مسائل متعددی مواجه می شویم که می توان اهمٌ آنها را تحت سه عنوان کلٌی مورد بررسی قرار داد :

اَشکال مؤدبانه

اجزاء اصلی

قالب ارائه

اشکال مؤدبانه

این اشکال یا فرمولها معمولا" مشتمل اند بر :

- عناوین افراد مخاطب

- احترامات مقدمه

- احترامات ضمن متن

- احترامات خاتمه نامه

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (2)

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (2)

فهرست موضوعی (2)

فصل دوم : اسناد اداری

اسناد اداری معمولا" ، و بیش از سایرین ، عبارتند از :

1 - صورتجلسه

2 - طرح نگارش

3 - گزارش نظری

4 - گزارش فنٌی - تخصصی ( کارشناسی )

5 - یادداشت

6 - اعلان

7 - نامه

( ادامه دارد )