نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (19)
گزارش بررسی (3) ، اجتناب از خطاها
آنکه بررسی را انجام می دهد باید سعی کند که از دو خطای مهم بر حذر باشد :
- بکار بردن اصطلاحاتی فنٌی که بنا به تخصصش برای وی اصطلاحاتی شناخته شده و کاملا" معمولی است ؛ امٌا نزد اکثرخوانندگان گزارش ، که همه متخصص در اینگونه امور نیستند ، لابد نا آشنا و بنابر این نا مفهوم و نا مانوس است . در چنین وضعی ضروری است که اگر چه لازم است که یک یا چند اصطلاح فنٌی را در گزارش بررسی خود بکار ببرد امٌا بلافاصله پس از کاربرد ، به تعریف و توضیح مفهوم آنها بپردازد ؛ و اگر تعداد اینگونه اصطلاحات زیاد است فهرستی شماره گذاری شده از آنها تهیه دیده مفاهیم آنها را در اصطلاحنامه ی پیوست گزارش ، در انتهای گزارش ، بیاورد ؛ و به این ترتیب بهتر است هربار که یک اصطلاح فنٌی نا آشنا برای عموم را بکار میبرد به شماره آن در اصطلاحنامه نیز اشاره کند .
- در گزارشی که می نویسد تصور نکند موضوعاتی که برای شخص وی شناخته شده و واضح اند برای همگان شناخته شده و واضح می باشند و بنابر این توضیح آنان را لازم نپندارد . ابدا" معلوم نیست آنچه برای وی ، به لحاظ تخصص و تجربیات قبلی و آشنائی با موضوع ، بدیهی است برای دیگران هم واضح باشد و چنین صورتی داشته باشد . بنابر این ضمن نگارش گزارش بررسی در هرموضوع و هرمورد باید از خود بپرسد آیا همه ی خوانندگان گزارش از این موضوع خبردارند و برایشان واضح است ؟ یا باید توضیح داده شود که چنین توضیحاتی نیز همه در بخش توضیحات گزارش ذکر می شوند .
