انواع اسناد اداری

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (11) : انواع اسناد اداری

انواع اسناد اداری

اکثرا" آنچه که ما در دوران تحصیل به عنوان انشاء موخته ایم چیزی جز نگارش به صورتی ذهنی ، تخیلی ، افسانه بافی و نهایتا" توصیفی نبوده است . گاهی که معلمان خوبی داشته ایم به ما روش نامه نگاری ، خلاصه برداری ، تجزیه و تحلیل متون و تجزیه و تحلیل نوشته ها یا بیانات دیگران را هم آموخته اند . امٌا بین همه ی این فعالیت ها و فعالیت های روزمره زندگی  واقعی خانوادگی ، اداری ، شهری و... ما چه رابطه ای وجود دارد ؟ .

قدرت نوشتن نامه ای به دیگر اعضاء خانواده ، یا دوستان و امثال آنها به معنی توانائی در مکاتبات اداری ، کاربرد اصطلاحات مربوطه ، دریافت و ایجاد و حفظ اسناد اداری نیست : مثلا" « گزارش کار » یعنی چه ؟ ، با  گزارش مسئله یا به طور کلٌی « گزارش موضوعی » چه تفاوتی دارد ؟ ، « صورتجلسه » چیست ؟ « گزارش بررسی » یا گزارش تحقیق و تفحص کدام است ؟ .

اتفاقا" منظور ما در اینجا پرداختن به همین مطالب است . یعنی این که سعی می کنیم به شناخت انواع و اقسام اسناد اداری ، و روش تهیه و استفاده از آنها بپردازیم ؛ آنها را طبقه بندی کنیم ، اجزائی که در کادر منطقی هر سند می گنجند را مورد مطالعه قرار دهیم ؛و نهایتا" نشان دهیم که اجزاء هرنوع از این اسناد چگونه میبایست در پی یکدیگر با ترتیبی منطقی قرار گیرند، با یکدیگر ارتباط داده شوند تا بالاخره نظامی منطقی برای سند حاصل آید . 

مهمترین اسناد اداری معمولا" عبارتند از :

صورتجلسه ، گزارش کار ، گزارش موضوعی یا گزارش تحقیقی ، گزارش بررسی ، یادداشت ، و... 

نگارش ذهنی ، افسانه بافی ، توصیف ، روش نامه نگاری ، خلاصه برداری ، تجزیه و تحلیل اسناد ، اسناد اداری ، گزارش مسئله ، روش تهیه ، ترتیب منطقی 

اجتناب از لغزشهای متداول در نگارش

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (10) : اجتناب از سایر لغزش ها

اجتناب از سایر لغزش ها

به غیر از تفسیر کلمات ، لغزش های دیگری نیز وجود دارند که لازم است از آنها اجتناب شود ؛ از جمله :

- برخی « تقاضا نامه » ای را تا آخر نمی خوانند و شروع به پاسخ دادن به آن می کنند . زیرا به خیالشان با نصف و نیمه خواندن یک نامه یا سرسری خواندن ، تمام آن را درک کرده اند . یا حوصله درست خواندن ندارند یا می خواهند در وقت خود صرفه جوئی کنند . در نتیجه اکثرا" پاسخی که به نامه می دهند با آنچه که در نامه آمده است و تقاضائی که در آن از ایشان شده است منافات پیدا می کند ؛ و بالاجبار :

اولا" پس از روشن شدن این خطا می پذیرند که مطلب یا مطالب نامه را کاملا" نخوانده و نفهمیده بوده اند .

ثانیا" مجبور به مکاتبه ای دیگر می شوند که نهایتا" نه تنها در وقت خود صرفه جوئی نکرده اند بلکه به اتلاف آن نیز پرداخته اند .

- برخی دیگر تحت تاثیر « روابط شخصی » خود با نویسنده نامه و به اصطلاح بنا بر حبٌ و بغض ، ظوابط را زیر پانهاده جوابی تهیه و ارسال می دارند که اصولا" با قوانین و مقررات اداری یا وفق نمی دهد یا چندان مطابقت نمی کند .

- و بالاخره گروهی به اظهار نظر و اضافه کردن مطالبی می پردازند که هرگز از ایشان تقاضا نشده است و از حشو و زوائد است . این اظهار نظرهای تقاضا نشده چه بسا نزد نامه نویس مفید واقع شوند و بکار آیند ؛ امٌا مورد تقاضا نبوده اند و از اصول مکاتبات اداری خارج اند .

مکاتبات اداری ، اسناد اداری ، نامه ( تقاضا نامه ) لغزش در مکاتبه ، عدم درک کامل ، هدردادن وقت ، از بین رفتن فرصت ، عدم کفایت پاسخ ، روابط شخصی ، گریز از قانون ، علیرضا آیت اللهی

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (2)

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (2)

فهرست موضوعی (2)

فصل دوم : اسناد اداری

اسناد اداری معمولا" ، و بیش از سایرین ، عبارتند از :

1 - صورتجلسه

2 - طرح نگارش

3 - گزارش نظری

4 - گزارش فنٌی - تخصصی ( کارشناسی )

5 - یادداشت

6 - اعلان

7 - نامه

( ادامه دارد )