نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (6)
فرایند نگارش
معمولا" از نظر توالی زمانی در نگارش یک سند اداری به ترتیب زیر عمل می شود :
1 - تصریحِ هدفی که در نگارش این سند دنبال می کنیم : این سند را دقیقا" برای رسیدن به چه هدفی می نویسیم ؟
2 - یادداشت مضامین ، هرمطلبی که در این موضوع به نظرمان می رسد را بلافاصله به صورتی به اصطلاح تلگرافی یادداشت کنیم که فراموشمان نشود و به موقع خود در سند بیاوریم . اگر هریک از این مطالب را روی فیش جداگانه ای ثبت کنیم بعدا" کارمان در نگارش بسیار آسان تر می شود به این صورت که بر حسب نظمی که در نظر داریم فیش ها را در پی یکدیگر قرار می دهیم یا اصولا" با نگاهی به فیش ها به نظمی مطلوب برای تهیه سند خود می رسیم .
3 - در صورتی که امکان داشته باشد با همکاران و حتی نزدیکان صاحبنظر خود در باره موضوع سند مشاوره می کنیم تا سندی غنی تر به نگارش در آوریم .
4 - ترتیب مطالب بر حسب هدفی است که دنبال می کنیم و گاه متوجٌه می شویم برخی از یادداشت های قبلی ما در سند بی فایده اند که آنان را حذف می کنیم .
5 - باید نظم و ترتیب نوشته ما به نحوی باشد که خواننده سند را به سرعت و سهولت به هدف ما آگاه کند و در وی مؤثر واقع شود . ردیف کردن مطالب و شماره گذاری هر مطلب می تواند به خوبی در این امر به ما کمک کند .
6 - پس از نظم دادن به آنچه که در ذهنمان بوده است نگارش را شروع می کنیم . منتهی گاه فرمول های اداری اقتضا می کند که حین نگارش مطلب برخی از مطالب معمول و متداول اداری را به آن اضافه کنیم .
7 - پس از نگارش مطلب به ویرایش یا به اصطلاح تصحیح و تکمیل وآن می پردازیم . مطلب به دست آمده عموما" می بایست :
بدون مطلب اضافی
بدون مطلب غلط
بدون نقص ( جا افتادگی مطلب )
و منظم و هماهنگ باشد
8 - در جزئیات لازم است به هریک از جملات یا عبارات پرداخت تا
* از بهترین و مناسب ترین کلمات استفاده شده باشد .
* ترکیب کلمات با یکدیگر در جمله یا عبارت به بهترین نحو باشد .
9 - در خاتمه و پس از طی مراحلی که ذکر شد باید به تصحیح غلط هائی املائی که ممکن است در چهارچوب اشتباه لپٌی پیش آمده باشندبپر دازیم و تاملی داشته باشیم بر این که آیا واقعا" مقصود خود را به خوبی بیان کرده ایم ؟
با پیروی از این شیوه ، آئین یا دستور العمل می توانیم سند یا متنی صحیح ، فشرده و مناسب با هدف خود بنویسیم
