نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (16) :
گزارش مسئله ؛ تحقیق و تفحٌص - 2
مسلما" گزارشگری که گزارشی به منظور تصمیم گیری می نویسد به دلیل اهمٌیت بسیار بالای گزارش خود باید کاملا" در جریان چند و چون مسئله قرار داشته باشد ؛ و به این منظور گزارشگر میبایست یک پژوهشگر تمام عیار یا نماینده گروهی از پژوهشگران شایسته در این امر بوده باشد . اخذ تصمیم با گزارشگر و پژوهشگر نیست ؛ امٌا اهمٌیت کار در واقع نزد آنهاست که با ارائه راه حل یا چند راه حلٌ متفاوت ، اسباب قضاوت مدیر یا به طورکلٌی تصمیمگیران را فراهم می کنند ؛ و پیشنهاداتی عالمانه ارائه می دارند .
گزارش موضوعی بی شباهت با گزارشگری یک همایش و تهیه صورتجلسه ی آن نیست ؛ در این خصوص هم یکی به اصطلاح لام تا کام آنچه را که گذشته است نقل می کند و به تصمیمگیری نمی پردازد ؛ منتهی کسی که گزارش تحقیق را می نویسد به تجزیه و تحلیل مسئله مورد نظر می پردازد ، در باره جوانب آن به قضاوت می نشیند ، در هر مورد استدلال کرده نهایتا" و تاحدود بسیار زیادی ارائه ی طریق می کند : راه حل یا راه حل هائی پیشنهاد می کند که تصمیمگیران یکی از آن راه حل هارا بی کم و کاست یا با نوعی جرح و تعدیل بکار می گیرند ؛ و عملا" نقشی بسیار بسیار مهم در تصمیم گیری و نهایتا" چه بسا سرنوشت یک کشور یا سرنوشت جهان می یابد .
جنبه ی ادبی
در یک گزارش تحقیق رعایت هنر ، و زیبائی نگارش شرط نیست . امٌا مدیر ، مدیران یا به طور کلٌی کسانی که گزارش را می خوانند توقع دارند به اصطلاح فصیح و بلیغ و کاملا" مفهوم باشد . لازم است که این گزارش به عنوان یک سند تصمیمگیری کاملا" صحیح ، واضح و بدون ابهام ، و دقیق باشد تا تصمیمگیرنده یا تصمیمگیران بتوانند با سنجش عناصر تصمیم ساز در آن به تصمیمگیری بپردازند . این اصل سبب می شود که گزارشکر از جنبه ادبی گزارش خود نیز غافل نماند ؛ و بکوشد گزارشی کامل ، واضح ، شیوا و مفهوم ارائه کند .
حجم گزارش
کامل بودن گزارش سبب می شود برخی گمان کنند که هرچه گزارش ی حجیم تر وباشد کاملتر است و از این نظر ، به خصوص در اکثر کشورهای در حال توسعه و عقب مانده ، گزارشاتی که می توانند تنها در چند صفحه و بدون آنهمه صرف وقت و هزینه و چاپ و .... به تصمیمگیری بیانجامند به انبوهی از کاغذ تبدیل می شوند که به اصطلاح تصمیم گیرنده خود را در آن گم می کند و نمی تواند به آسانی اساس آن را دریابد .
اصلِ گزارش ، برای آنکه به خوبی خوانده و دریافت شود نمی بایست حدٌ اکثر بیش از پنج صفحه باشد . اگر ضروری یا لازم شد که توضیحاتی ضروری بر اصل گزارش بیایند بهتر است که به صورتی مشروح و تفصیلی در « ضمیمه » گزارش باشند . یک گزارش تحقیق می تواند دارای ده ها ضمیمه در صدها و چه بسا هزاران صفحه باشد . گاهی نیز بررسیهائی در خدمت یک تحقیق صورت میگیرد که گزارش بررسی نیز از ضمائم گزارش تحقیق خواهد بود .
آئین نگارش ، گزارش نویسی اداری ، گزارش تحقیق ، پژوهشگر ، قضاوت ، راه حلٌ ، تصمیم گیری ، جوانب ادبی ، حجم گزارش ، ارائه طریق
