انواع اسناد اداری

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (11) : انواع اسناد اداری

انواع اسناد اداری

اکثرا" آنچه که ما در دوران تحصیل به عنوان انشاء موخته ایم چیزی جز نگارش به صورتی ذهنی ، تخیلی ، افسانه بافی و نهایتا" توصیفی نبوده است . گاهی که معلمان خوبی داشته ایم به ما روش نامه نگاری ، خلاصه برداری ، تجزیه و تحلیل متون و تجزیه و تحلیل نوشته ها یا بیانات دیگران را هم آموخته اند . امٌا بین همه ی این فعالیت ها و فعالیت های روزمره زندگی  واقعی خانوادگی ، اداری ، شهری و... ما چه رابطه ای وجود دارد ؟ .

قدرت نوشتن نامه ای به دیگر اعضاء خانواده ، یا دوستان و امثال آنها به معنی توانائی در مکاتبات اداری ، کاربرد اصطلاحات مربوطه ، دریافت و ایجاد و حفظ اسناد اداری نیست : مثلا" « گزارش کار » یعنی چه ؟ ، با  گزارش مسئله یا به طور کلٌی « گزارش موضوعی » چه تفاوتی دارد ؟ ، « صورتجلسه » چیست ؟ « گزارش بررسی » یا گزارش تحقیق و تفحص کدام است ؟ .

اتفاقا" منظور ما در اینجا پرداختن به همین مطالب است . یعنی این که سعی می کنیم به شناخت انواع و اقسام اسناد اداری ، و روش تهیه و استفاده از آنها بپردازیم ؛ آنها را طبقه بندی کنیم ، اجزائی که در کادر منطقی هر سند می گنجند را مورد مطالعه قرار دهیم ؛و نهایتا" نشان دهیم که اجزاء هرنوع از این اسناد چگونه میبایست در پی یکدیگر با ترتیبی منطقی قرار گیرند، با یکدیگر ارتباط داده شوند تا بالاخره نظامی منطقی برای سند حاصل آید . 

مهمترین اسناد اداری معمولا" عبارتند از :

صورتجلسه ، گزارش کار ، گزارش موضوعی یا گزارش تحقیقی ، گزارش بررسی ، یادداشت ، و... 

نگارش ذهنی ، افسانه بافی ، توصیف ، روش نامه نگاری ، خلاصه برداری ، تجزیه و تحلیل اسناد ، اسناد اداری ، گزارش مسئله ، روش تهیه ، ترتیب منطقی