نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (14) : گزارش کار
گزارش کار
گزارش کار سندی است که پس از انجام کار به صورتی منظم تدوین و تحریر می شود . این نوشته که در واقع برای « حساب پس دادن » ؛ یا به تعبیری جدید تر « گزارش عملکرد » تهیٌه و تدوین می شود در نگارش شبیه آنچه در باره صورتجلسه آمد ، شروع می شود ؛ امٌا به تنظیم بر حسب ترتیب گفته ها کفایت نمی کند ؛ بلکه به سایر جوانب نیز می پردازد ؛ و همه را به ترتیبی منطقی طبقه بندی و تنظیم نموده منعکس می کند ؛ به تعبیر دیگر :
گزارش کار به جای آنکه چون صورتجلسه فقط گفته هارا به ترتیب تاریخی و به صورتی منظم بیاورد ، به شرح تمام اموری که اتفاق افتاده اند و البته به صورتی مرتب ، طبقه بندی شده و منظم ، می پردازد .
به علاوه ، در گزارش کار ، دیگر چندان اهمیتی ندارد که گفته ها و کرده های این و آن تا به آن حد دقیق و به اصطلاح مو به مو نقل شوند . کافی است که اصل مطلب بیاید تا به اصطلاح حقٌ مطلب ادا شود :
خلاصه ی مختصر و مفید گفته ها نقل می شود ؛ مجملی از آنچه انجام گرفته است ... ، و به تعبیری دیگر در سه محور اساسی :
- معرفی محل یا محلهای انجام امر یا امور
- جریان امر به ترتیب بخش های آن
- توضیحات مسؤولین امر در خصوص چگونگی انجام امر و موفقیت یا شکست در آن .
برخلاف صورتجلسه که نویسنده آن در میبایست در جلسه مربوطه حضورداشته باشد اینجا دیگر حضور نویسنده ی گزارش در تمام امور و مذاکرات حاصله ضرورتی ندارد . امٌا معمولا" گزارش کار یا گزارش عملکرد نیز توسط کسانی تهیه می شوند که در نوشتن صورتجلسات نیز تجربه و تخصص دارند . مجموعا" :
- در محل یا در جلسات ابتدا تند نویسان به نگارش گفته ها و اتفاقات می پردازند
- یادداشت ها در اختیار یک نفر به عنوان دبیر جلسه ، گزارشنویس و امثال آن قرار میگیرند تا به نگارش در آیند .
- تخصص دبیر جلسه در همان حدٌ نگارش است و امور تجزیه و تحلیل به وی محول نمی شود ؛ منتهی لازم است صداقت ، و در امری که صورتجلسه یا گزارش کار تهیه می کند تخصص لازم را داشته باشد و مثلا" با اصطلاحات مربوطه کاملا" آشنا باشد .
گزارش کار ، گزارش عملکرد ، حساب پس دادن ، گفته ها ، اقدامات صورت گرفته ، ترتیب تاریخی ، منظم ، تدوین ، صداقت ، تخصص
