نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (13) :
صورتجلسه مجلسی
صورتجلسه مجلسی صورت مذاکرات مربوط به یک جلسه یا به اصطلاح امروز و در ابعادی بزرگتر ، یک کردهمآئی ، یک همایش ، و نظایر آنهاست که در مقیاس کوچکتر خود در ایران سابق « مسوٌده » نامیده می شد .
صورتجلسه مجلسی شامل هیچ بخش دیگری مگر مذاکرات انجام شده نمی شود .
صحٌت مطالب نقل شده اساس اعتبار صورتجلسه است .
مذاکرات را به همان ترتیب زمانی که صورت گرفته اند ، یا به اصطلاح تاریخی و کرونو لوژیک ، نقل می کنند .
در صورت امکان گفته ها میبایست هرچه دقیق تر و به اصطلاح مو به مو نقل شوند تا اوٌلا" اطلاعات بصورتی کامل آمده باشند ؛ ثانیا" خوانندگان بتوانند با آگاهی هر چه کاملتر از تمام آنچه که میبایست و دقت لازم در بررسی ، در تصمیمگیری سریع تر و بهتر عمل کنند .
صورتجلسه هیچگونه ضرورت و ادعای ادبی بودن در سبک و نثر و امثال آنها ندارد ؛ فقط یادداشتی است از گفته های دیگران با یک نظم و ترتیب زمانی ؛ منتهی چنین سندی میبایست تا حدٌ ممکن به صورت دقیق و کامل تنظیم شود ؛ حتی اگر لازم شود که زشتی هائی در آن منعکس گردد ؛ چرا که پس از تنظیم صورتجلسه و احتمالا" تکثیر و توزیع آن هریک از افراد ذینفع ، به مطالعه آن می پردازد ، و در صورتی که هریک از موضوعات مطرح شده در جلسه یا حتی نکته ای فراموش شده باشد میتواند تمام اعتبار صورتجلسه را زیر سؤال ببرد ؛ و چه بسا اصولا" عدم دقٌت در صورتجلسه نتیجه ای خلاف و نا خوشایند ببار آورد .
شاید نیاز به این توضیح نباشد که صورتجلسه ی بدون امضاء حاضران در جلسه اعتباری ندارد و بنابر این محل امضاء آنان نیز باید در نظر گرفته شود .
صورتجلسه ، صورتجلسه مجلسی ، مذاکرات یک مجلس یا گردهمائی ، ترتیب زمانی ، دقٌت ، صحٌت ، عاری از ادبیٌات ، امضاء
