نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (25)
نامه اداری (3) . شکل های مؤدبانه
عناوین نا مه در برخی از مشاغل
جهت رعایت احترام به یک مقام عالیرتبه ی روحانی می توان از عنوان « حضرت » استفاده کرد ؛ مثل :
حضرت آیت الله آ قا شیخ محمد صدوقی
برای مقامات لشگری همیشه عناوین خاصٌ آنان چون جناب و سرکار، بدون عناوینی فرعی چون آقا ، حاج ، کربلائی و ... بکار می رود :
جناب سروان
سرکار سرهنگ
تیمسار
سردار
اگر دریافت کننده نامه دارای عنوانی است که فارغ از آن مسؤولیت و عنوان نامه را دریافت می دارد می توان تنها نوشت :
آقای شهردار تهران
آقای رئیس دانشگاه شهید بهشتی
حال آنکه اگر محتوای نامه در ارتباط دقیق با مسؤولیت اداری آنان باشد باید نوشته شود :
شهردار محترم تهران ، آقای
ریاست محترم دانشگاه شهید بهشتی ، آقای ...
که این صورت دوٌم البته و درهر حال مؤدبانه تر بنظر می رسد .
در مواردی که نام ،عنوان و آدرس گیرنده را جداگانه در سرلوحه نامه آورده اند دیگر نیازی به تکرار آنها نیست و نامه مثلا" اینگونه آغاز می شود :
آقای عزیز
و مسلما" اگر نامه خطاب به یک گروه یا دسته ، مثلا" یک شورا یا یک هیئت مدیره باشد اینگونه نوشته می شود :
آقایان عزیز *
در مورد بانوان ،عناوین سرکار ، خانم ، خواهر و ... بکار می رود .
-
* هنجارهائی که ما در اینجا به کار میبریم ممکن است با سنن نامه نویسی اداری متداول در ایران صد در صد تطبیق نکنند یا به مذاق بعضی خوش نیایند ؛ امٌا هنجارهائی جهانی هستند و مورد تصویب مراجع اصلی علوم اداری در جهان واقع شده اند .
