نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (23) نامه اداری (1) . اشکال مؤدبانه

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (23) 

نامه اداری (1) . اشکال مؤدبانه

نامه اداری چون نامه های خانوادگی یا دوستانه که از احساسات بر میخیزند نیست ؛ بلکه در واقع امر نامه هائی است که از یک مرکز یا مرجع اداری دریافت می کنیم ؛ یا به آن ارسال می داریم .در این مکاتبه غالبا" با موضوعات و مسائل متعددی مواجه می شویم که می توان اهمٌ آنها را تحت سه عنوان کلٌی مورد بررسی قرار داد :

اَشکال مؤدبانه

اجزاء اصلی

قالب ارائه

اشکال مؤدبانه

این اشکال یا فرمولها معمولا" مشتمل اند بر :

- عناوین افراد مخاطب

- احترامات مقدمه

- احترامات ضمن متن

- احترامات خاتمه نامه

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (22) اعلان

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (22)

اعلان

 

اعلان به معنی آگاهی دادن به عموم یا گروهی از مردم است و منظور آن این است کهخواننده آن را به سمت و سوئی که نویسنده می خواهد سوق دهد ؛ و وی را به همفکری و همعقیدتی با نویسنده کشانیده چه بسا به واکنشی مثبت نسبت به وی و حتی همکاری وادار سازد . به عبارت دیگر اعلان وسیله ای برای تبلیغات است . بنابر این ابدا" معلوم نیست که خواننده اعلان از قبل با مضمون یامضامین اعلان موافق بوده باشد .

از این رو  محتویات یک اعلان از موضوعات و مطالب شناخته شده شروع می شود و آنگاه با تجزیه و تحلیل لازم خواننده را به آنچه که مورد نظر نویسنده است می رساند . به تعبیری دیگر نویسنده ی اعلان برای خوانندگانش پس از مقدمه چینی و تجزیه و تحلیل یک یا چند مسئله توضیح می دهد که چرا فلانگونه فکر می کند و از آنان توقع همفکری و همگامی دارد ؛ و هرچه مهرت وی در این راه بیشتر باشد احتمال اقناع خواننده و همراهی وی بیشتر می شود .

طبیعتا" در نگارش چنین سندی می بایست از لغزش هائی متعدد جلوگیری شود که از آنجمله اند :

- باقی ماندن در کلٌی گوئی ها و توضیح واضحات به نحوی که خواننده با خود بگوید این ها را که خود می دانستم . منظور اصلی چیست ؟

- بکار بردن عبارات کلیشه ای و شعاری که اکثرا" مردم از آنها خسته ، دلزده و گاه متنفر شده اند .

- به کار بردن کلمات و عبارات غیر قابل فهم یا حتی پیچیده برای عموم به ویژه گروه هدف اعلان .

- نگاشتن متنی طولانی .  

مطالعه ای تطبیقی - هشداری در باره اسناد اداری :

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (21) 

مطالعه ای تطبیقی - هشداری در باره اسناد اداری :

                   نویسنده:     مشخصات :                    اجتناب شود از :

صورتجلسه :   کارمند          کامل . به ترتیب زمانی  مبادرت کردن به طبقه بندی . اظهار نظر کردن

گزارش کار    کارمند           عینی                        حذف عناصری چون شخصا" با نظرات همکاران موافق نیستم . اظهار نظر شخصی

بررسی    کارشناس متخصص  عینی ، بیطرف ، کامل  از قلم انداختن برخی از اطلاعات که خودمان از آنها مطلعیم ؛ مقیٌد بودن به ا                                                                         اصطلاحات و زبان تخصصی

گزارش موضوعی  کارشناس مسؤول  موضعگیری با تکیه بر استدلال    فرار از مسؤولیت . واگذار کردن نتیجه گیری به خواننده ی گزارش

یادداشت   مدیر ( مسؤول )   وضوح و صراحت   فراموش کردن اینکه خود را به جای مامور انجام کار فرض کنیم

سندی که جزو این اسناد بشمار نمی آید و معمولا" درد سر هائی برای نویسنده خود فراهم می کند « اعلان » نام دارد .