یادداشت
یادداشت به این جهت تنظیم می شود که عملی انجام بگیرد . چنین نوشته ای اصولا" یا حاکی از یک دستور است یا حاکی از اعلام یا استعلام تصمیماتی که نهایتا" به یک عمل منجر می شوند .
این سند توسط شخصی نوشته می شود که قدرت انتخاب و تصمیم در مورد گزینش راه حل یا یکی از راه حل هائی که شرحشان در چهار سند پیشگفته آمده است ، داشته باشد .
یادداشت باید به نحوی سریع و روشن باشد که به خواننده ، یعنی کسی که دستور یا تصمیم به وی ابلاغ می شود ، امکان هیچگونه اشتباهی در فهم مطلب و بنابر این اجرای خواسته ی نویسنده یادداشت ندهد .
یادداشتی که به منظور اطلاع دادن یا اطلاع گرفتن نوشته می شود نیز نباید امکان هیچگونه اشتباه در درک مطلب ، و بنابر این عمل اشتباه ، را به مخاطب آن بدهد .
یادداشتی که نه به منظور انجام یک عمل ، بلکه فقط برای اطلاع دادن یا اطلاع گرفتن نوشته می شودباید دارای وضوح و صراحت کافی باشد ؛ یعنی در واقع آن هم میبایست چون یادداشت تقاضای یک عمل ، صریحا" قابل فهم بوده باشد و سبب هیچگونه اشتباهی نشود .
وحدت موضوع
بارها دیده شده است که چند دستور ، درخواست و تصمیم در یک یادداشت گنجانیده شده اند . از نظر ظاهر و در بدو امر چنین وضعی فاقد اشکال است . امٌا در عمل کردن به آن موضوعات مشاهده می شود که بهتر است هر یادداشت حاوی یک موضوع باشد تا اختلاط و تشتتی در عمل کردن به آن ، یا فراموشی برخی پس از عمل به برخی دیگر ، به وجود نیاید . به علاوه ، اگر هرموضوعی در یادداشتی جداگانه و مستقل بیاید طبقه بندی امور و بایگانی کردن اسناد آنها را بسیار آسان تر و منطقی تر می سازد .
