گزارش بررسی

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (17) : گزارش بررسی

گزارش بررسی

گزارش بررسی توسط تعداد گزارشگری کمتر که غالبا" به یکنفر محدود می شود ؛ متخصص تر ، و براساس نوشته ها ی دیگران ، از جمله بر اساس گزارش تحققیق  ، و به ندرت در مواجهه با میدانِ اصلی تحقیق یا مصاحبه با افرادِ مرتبط  و نظایر آنها صورت می گیرد و گاه به درست یا غلط ، « تحقیقات کتابخانه ای » نامیده می شود . پس :

بررسی به غور و تعمیقی تخصصی ، یا تخصصی تر ، در یک مسئله می پردازد . 

به تعبیری : در عمل گاه پیش می آید که گزارشگر تحقیق نمی تواند به تمام امور و مسائل لازم در مطالعه یک مسئله یا یک قضیه اشراف یابد و آن را به نحوی مطلوب و کاملا" اثربخش منعکس نماید  ؛ و از آن جمله در خصوص اطلاعات فنٌی راجع به موضوع مورد مطالعه احساس ضعف می کند . بنابر این مطالعه را به یک نفر متخصص که در باره موضوع مورد مطالعه به قدر کافی تحصیلات عالی و معتبر ، مطالعه و تخصص دارد می سپارد تا گزارشی فنٌی - تخصصی تر و بنابر این کارآتر و مؤثر تر به سفارش دهندگان مطالعه یا به طور کلٌی مدیران مربوط ارائه دارد .

گزارش بررسی ، متخصصان امر ، اطلاعات فنٌی ، تحقیقات کتابخانه ای ، غور و تعمیق ، گزارش فنٌی - تخصصی ، علیرضا آیت اللهی 

گزارش مسئله ؛ تحقیق و تفحٌص - 2

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (16) :

گزارش مسئله ؛ تحقیق و تفحٌص - 2

مسلما" گزارشگری که گزارشی به منظور تصمیم گیری می نویسد به دلیل اهمٌیت بسیار بالای گزارش خود باید کاملا" در جریان چند و چون مسئله قرار داشته باشد ؛ و به این منظور گزارشگر میبایست یک پژوهشگر تمام عیار یا نماینده گروهی از پژوهشگران شایسته در این امر بوده باشد . اخذ تصمیم با گزارشگر و پژوهشگر نیست ؛ امٌا اهمٌیت کار در واقع نزد آنهاست که با ارائه راه حل یا چند راه حلٌ متفاوت ، اسباب قضاوت مدیر یا به طورکلٌی تصمیمگیران را فراهم می کنند ؛ و پیشنهاداتی عالمانه ارائه می دارند .

گزارش موضوعی بی شباهت با گزارشگری یک همایش و تهیه صورتجلسه ی آن نیست ؛ در این خصوص هم یکی به اصطلاح لام تا کام آنچه را که گذشته است نقل می کند و به  تصمیمگیری نمی پردازد ؛ منتهی کسی که گزارش تحقیق را می نویسد به تجزیه و تحلیل مسئله مورد نظر می پردازد ، در باره جوانب آن به قضاوت می نشیند ، در هر مورد استدلال کرده نهایتا" و تاحدود بسیار زیادی  ارائه ی طریق می کند : راه حل یا راه حل هائی پیشنهاد می کند که تصمیمگیران یکی از آن راه حل هارا بی کم و کاست یا با نوعی جرح و تعدیل بکار می گیرند ؛ و عملا" نقشی بسیار بسیار مهم در تصمیم گیری و نهایتا" چه بسا سرنوشت یک کشور یا سرنوشت جهان می یابد .

جنبه ی ادبی

در یک گزارش تحقیق رعایت هنر ، و زیبائی نگارش شرط نیست . امٌا مدیر ، مدیران یا به طور کلٌی کسانی که گزارش را می خوانند توقع دارند به اصطلاح فصیح و بلیغ و کاملا" مفهوم باشد . لازم است که این گزارش به عنوان یک سند تصمیمگیری کاملا" صحیح ، واضح و بدون ابهام ، و دقیق باشد تا تصمیمگیرنده یا تصمیمگیران بتوانند با سنجش عناصر تصمیم ساز در آن به تصمیمگیری بپردازند . این اصل سبب می شود که گزارشکر از جنبه ادبی گزارش خود نیز غافل نماند ؛ و بکوشد گزارشی کامل ، واضح ، شیوا و مفهوم ارائه کند .

حجم گزارش

کامل بودن گزارش سبب می شود برخی گمان کنند که هرچه گزارش ی حجیم تر وباشد کاملتر است و از این نظر ، به خصوص در اکثر کشورهای در حال توسعه و عقب مانده ، گزارشاتی که می توانند تنها در چند صفحه و بدون آنهمه صرف وقت و هزینه و چاپ و .... به تصمیمگیری بیانجامند به انبوهی از کاغذ تبدیل می شوند که به اصطلاح تصمیم گیرنده خود را در آن گم می کند و نمی تواند به آسانی اساس آن را دریابد .

اصلِ گزارش ، برای آنکه به خوبی خوانده و دریافت شود نمی بایست حدٌ اکثر بیش از پنج صفحه باشد . اگر ضروری یا لازم شد که توضیحاتی ضروری بر اصل گزارش بیایند بهتر است که به صورتی مشروح و تفصیلی در « ضمیمه » گزارش باشند . یک گزارش تحقیق می تواند دارای ده ها ضمیمه در صدها و چه بسا هزاران صفحه باشد . گاهی نیز بررسیهائی در خدمت یک تحقیق صورت میگیرد که گزارش بررسی نیز از ضمائم گزارش تحقیق خواهد بود . 

آئین نگارش ، گزارش نویسی اداری ، گزارش تحقیق ، پژوهشگر ، قضاوت ، راه حلٌ ، تصمیم گیری ، جوانب ادبی ، حجم گزارش ، ارائه طریق 

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (15) : گزارش مسئله ؛ تحقیق و تفحٌص

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (15) :

گزارش مسئله ؛ تحقیق و تفحٌص

در این مورد تا مسئله ای وجود نداشته باشد گزارشی در باره ی آن به نگارش در نمی آید ؛ و این گزارش که قاعدتا" به منظور تصمیم سازی است خطاب به مقام بالاتر یا مقامات بالاتر و طبیعتا" به منظور حلٌ مسئله ، اتخاذ موضعی مشخص در برابر آن و ارائه ی راه حلٌی منطقی در چهارچوب  تصمیمگیری در باره آن مسئله تهیه و تدوین می شود .

بنابر این کارشناس یا کارشناسان تحقیق و به تعبیری دیگر یک پژوهشگر یا گروهی پژوهشگر به مطالعه ی پژوهش های قبلا" به عمل آمده در باره آن مسئله و راه حل هائی که قبلا" برای تضعیف یا حل کامل آن ارائه شده است می پردازند ؛ و مجموعا" با توجٌه به آنچه که تا آن زمان در باره ی آن مسئله به وجود آمده است و تدوین شده است راه حل یا راه حل هائی را به مقامات بالا پیشنهاد کنند . 

گزارشگران پس از شناخت دقیق مسئله که گاه « مسئله یابی » هم شناخته شده است و ارائه ی راه حل هائی ممکن که تا کنون یا به کار نرفته اند یا به صورتی کامل بکار نرفته اند سعی می کنند تمام امکانات و تنگناهای آن راه حل ها ، از جمله در بخش های نیروی انسانی ، توانائی فنٌی و مالی ، و...را بشناسند ؛ و پیآمدهای هریک ، به خصوص در جامعه مورد نظر ، را پیش بینی کرده تصمیمگیری را برای مدیران هرچه منطقی تر و آسانتر نمایند ( تصمیم سازی ) .

اگر گزارش تحقیق و تفحص ٌ که ما آن را به صورتی خلاصه تر « گزارش موضوعی » می نامیم به خوبی و شایستگی تهیٌه شده باشد ، مدیریت دیگر نیازی به آن که گزارشهائی دیگر نیز تهیٌه و تدارک ببیند یا نهایتا" خود نیز به تهیٌه گزارشی بنشیند یا لاقل تفحصٌی بنماید ، وجود ندارد . امٌا در هر حال بر عهده ی مسؤول مربوطه و اصطلاحا" مدیر است که از راه حلهای ارائه شده یکی را انتخاب کند ( تصمیم گیری در مدیریت ) ؛ که البته در این راه عواملی دیگر و از جمله ملاحظات مذهبی - سیاسی و هم وجود دارند .

با اینهمه تهیه گزارش موضوعی به منظور تصمیم سازی نمی بایست تحت تاثیر عوامل خارجی باشد ؛ بلکه میبایست به منوال متداول تحقیقات و در چارچوبی به اصطلاح علمی پیش رود .  

گزارش تحقیق و تفحص ، گزارش مسئله ، گزارش موضوعی ، تصمیم گیری ، تصمیم سازی ، کارشناس تحقیق ، پژوهشگر ، مطالعات قبلی ، امکانات و تنگناها ، ارائه راه حل

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (14) : گزارش کار

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (14) : گزارش کار

گزارش کار

گزارش کار سندی است که پس از انجام کار به صورتی منظم تدوین و تحریر می شود . این نوشته که در واقع برای « حساب پس دادن » ؛ یا به تعبیری جدید تر « گزارش عملکرد » تهیٌه و تدوین می شود در نگارش شبیه آنچه در باره صورتجلسه آمد ، شروع می شود ؛ امٌا به تنظیم بر حسب ترتیب گفته ها کفایت نمی کند ؛ بلکه به سایر جوانب نیز می پردازد ؛ و همه را به ترتیبی منطقی طبقه بندی و تنظیم نموده منعکس می کند ؛ به تعبیر دیگر :

گزارش کار به جای آنکه چون صورتجلسه فقط گفته هارا به ترتیب تاریخی و به صورتی منظم بیاورد ، به شرح تمام اموری که اتفاق افتاده اند و البته به صورتی مرتب ، طبقه بندی شده و منظم ، می پردازد .

به علاوه ، در گزارش کار ، دیگر چندان اهمیتی ندارد که گفته ها و کرده های این و آن تا به آن حد دقیق و به اصطلاح مو به مو نقل شوند . کافی است که اصل مطلب بیاید تا به اصطلاح حقٌ مطلب ادا شود :

خلاصه ی مختصر و مفید گفته ها نقل می شود ؛ مجملی از آنچه انجام گرفته است ... ، و به تعبیری دیگر در سه محور اساسی :

- معرفی محل یا محلهای انجام امر یا امور

- جریان امر به ترتیب بخش های آن

- توضیحات مسؤولین امر در خصوص چگونگی انجام امر و موفقیت یا شکست در آن .

برخلاف صورتجلسه که نویسنده آن در میبایست در جلسه مربوطه حضورداشته باشد اینجا دیگر حضور نویسنده ی گزارش در تمام امور و مذاکرات حاصله ضرورتی ندارد . امٌا معمولا" گزارش کار یا گزارش عملکرد نیز توسط کسانی تهیه می شوند که در نوشتن صورتجلسات نیز تجربه و تخصص دارند . مجموعا" :

- در محل یا در جلسات ابتدا تند نویسان به نگارش گفته ها و اتفاقات می پردازند 

- یادداشت ها در اختیار یک نفر به عنوان دبیر جلسه ، گزارشنویس و امثال آن قرار میگیرند تا به نگارش در آیند .

- تخصص دبیر جلسه در همان حدٌ نگارش است و امور تجزیه و تحلیل به وی محول نمی شود ؛ منتهی لازم است صداقت ، و در امری که صورتجلسه یا گزارش کار تهیه می کند تخصص لازم را داشته باشد و مثلا" با اصطلاحات مربوطه کاملا" آشنا باشد .

گزارش کار ، گزارش عملکرد ، حساب پس دادن ، گفته ها ، اقدامات صورت گرفته ، ترتیب تاریخی ، منظم ، تدوین ، صداقت ، تخصص   

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (13) : صورتجلسه مجلسی

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (13) :

 صورتجلسه مجلسی

صورتجلسه مجلسی صورت مذاکرات مربوط به یک جلسه یا به اصطلاح امروز و در ابعادی بزرگتر ، یک کردهمآئی ، یک همایش ، و نظایر آنهاست که در مقیاس کوچکتر خود در ایران سابق « مسوٌده » نامیده می شد .

صورتجلسه مجلسی شامل هیچ بخش دیگری مگر مذاکرات انجام شده نمی شود .

صحٌت مطالب نقل شده اساس اعتبار صورتجلسه است .

مذاکرات را به همان ترتیب زمانی که صورت گرفته اند ، یا به اصطلاح تاریخی و کرونو لوژیک ، نقل می کنند .

در صورت امکان گفته ها میبایست هرچه دقیق تر و به اصطلاح مو به مو نقل شوند تا اوٌلا" اطلاعات بصورتی کامل آمده باشند ؛ ثانیا" خوانندگان بتوانند با آگاهی هر چه کاملتر از تمام آنچه که میبایست و دقت لازم در بررسی ، در تصمیمگیری سریع تر و بهتر عمل کنند .

صورتجلسه هیچگونه ضرورت و ادعای ادبی بودن در سبک و نثر و امثال آنها ندارد ؛ فقط یادداشتی است از گفته های دیگران با یک نظم و ترتیب زمانی ؛ منتهی چنین سندی میبایست تا حدٌ ممکن به صورت دقیق و کامل تنظیم شود ؛ حتی اگر لازم شود که زشتی هائی در آن منعکس گردد ؛ چرا که پس از تنظیم صورتجلسه و احتمالا" تکثیر و توزیع آن هریک از افراد ذینفع ، به مطالعه آن می پردازد ، و در صورتی که هریک از موضوعات مطرح شده در جلسه یا حتی نکته ای فراموش شده باشد میتواند تمام اعتبار صورتجلسه را زیر سؤال ببرد ؛ و چه بسا اصولا" عدم دقٌت در صورتجلسه نتیجه ای خلاف و نا خوشایند ببار آورد .

شاید نیاز به این توضیح نباشد که صورتجلسه ی بدون امضاء حاضران در جلسه اعتباری ندارد و بنابر این محل امضاء آنان نیز باید در نظر گرفته شود .

صورتجلسه ، صورتجلسه مجلسی ، مذاکرات یک مجلس یا گردهمائی ، ترتیب زمانی ، دقٌت ، صحٌت ، عاری از ادبیٌات ، امضاء