سال نو مبارک

گزارش بررسی

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (17) : گزارش بررسی

گزارش بررسی

گزارش بررسی توسط تعداد گزارشگری کمتر که غالبا" به یکنفر محدود می شود ؛ متخصص تر ، و براساس نوشته ها ی دیگران ، از جمله بر اساس گزارش تحققیق  ، و به ندرت در مواجهه با میدانِ اصلی تحقیق یا مصاحبه با افرادِ مرتبط  و نظایر آنها صورت می گیرد و گاه به درست یا غلط ، « تحقیقات کتابخانه ای » نامیده می شود . پس :

بررسی به غور و تعمیقی تخصصی ، یا تخصصی تر ، در یک مسئله می پردازد . 

به تعبیری : در عمل گاه پیش می آید که گزارشگر تحقیق نمی تواند به تمام امور و مسائل لازم در مطالعه یک مسئله یا یک قضیه اشراف یابد و آن را به نحوی مطلوب و کاملا" اثربخش منعکس نماید  ؛ و از آن جمله در خصوص اطلاعات فنٌی راجع به موضوع مورد مطالعه احساس ضعف می کند . بنابر این مطالعه را به یک نفر متخصص که در باره موضوع مورد مطالعه به قدر کافی تحصیلات عالی و معتبر ، مطالعه و تخصص دارد می سپارد تا گزارشی فنٌی - تخصصی تر و بنابر این کارآتر و مؤثر تر به سفارش دهندگان مطالعه یا به طور کلٌی مدیران مربوط ارائه دارد .

گزارش بررسی ، متخصصان امر ، اطلاعات فنٌی ، تحقیقات کتابخانه ای ، غور و تعمیق ، گزارش فنٌی - تخصصی ، علیرضا آیت اللهی 

گزارش مسئله ؛ تحقیق و تفحٌص - 2

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (16) :

گزارش مسئله ؛ تحقیق و تفحٌص - 2

مسلما" گزارشگری که گزارشی به منظور تصمیم گیری می نویسد به دلیل اهمٌیت بسیار بالای گزارش خود باید کاملا" در جریان چند و چون مسئله قرار داشته باشد ؛ و به این منظور گزارشگر میبایست یک پژوهشگر تمام عیار یا نماینده گروهی از پژوهشگران شایسته در این امر بوده باشد . اخذ تصمیم با گزارشگر و پژوهشگر نیست ؛ امٌا اهمٌیت کار در واقع نزد آنهاست که با ارائه راه حل یا چند راه حلٌ متفاوت ، اسباب قضاوت مدیر یا به طورکلٌی تصمیمگیران را فراهم می کنند ؛ و پیشنهاداتی عالمانه ارائه می دارند .

گزارش موضوعی بی شباهت با گزارشگری یک همایش و تهیه صورتجلسه ی آن نیست ؛ در این خصوص هم یکی به اصطلاح لام تا کام آنچه را که گذشته است نقل می کند و به  تصمیمگیری نمی پردازد ؛ منتهی کسی که گزارش تحقیق را می نویسد به تجزیه و تحلیل مسئله مورد نظر می پردازد ، در باره جوانب آن به قضاوت می نشیند ، در هر مورد استدلال کرده نهایتا" و تاحدود بسیار زیادی  ارائه ی طریق می کند : راه حل یا راه حل هائی پیشنهاد می کند که تصمیمگیران یکی از آن راه حل هارا بی کم و کاست یا با نوعی جرح و تعدیل بکار می گیرند ؛ و عملا" نقشی بسیار بسیار مهم در تصمیم گیری و نهایتا" چه بسا سرنوشت یک کشور یا سرنوشت جهان می یابد .

جنبه ی ادبی

در یک گزارش تحقیق رعایت هنر ، و زیبائی نگارش شرط نیست . امٌا مدیر ، مدیران یا به طور کلٌی کسانی که گزارش را می خوانند توقع دارند به اصطلاح فصیح و بلیغ و کاملا" مفهوم باشد . لازم است که این گزارش به عنوان یک سند تصمیمگیری کاملا" صحیح ، واضح و بدون ابهام ، و دقیق باشد تا تصمیمگیرنده یا تصمیمگیران بتوانند با سنجش عناصر تصمیم ساز در آن به تصمیمگیری بپردازند . این اصل سبب می شود که گزارشکر از جنبه ادبی گزارش خود نیز غافل نماند ؛ و بکوشد گزارشی کامل ، واضح ، شیوا و مفهوم ارائه کند .

حجم گزارش

کامل بودن گزارش سبب می شود برخی گمان کنند که هرچه گزارش ی حجیم تر وباشد کاملتر است و از این نظر ، به خصوص در اکثر کشورهای در حال توسعه و عقب مانده ، گزارشاتی که می توانند تنها در چند صفحه و بدون آنهمه صرف وقت و هزینه و چاپ و .... به تصمیمگیری بیانجامند به انبوهی از کاغذ تبدیل می شوند که به اصطلاح تصمیم گیرنده خود را در آن گم می کند و نمی تواند به آسانی اساس آن را دریابد .

اصلِ گزارش ، برای آنکه به خوبی خوانده و دریافت شود نمی بایست حدٌ اکثر بیش از پنج صفحه باشد . اگر ضروری یا لازم شد که توضیحاتی ضروری بر اصل گزارش بیایند بهتر است که به صورتی مشروح و تفصیلی در « ضمیمه » گزارش باشند . یک گزارش تحقیق می تواند دارای ده ها ضمیمه در صدها و چه بسا هزاران صفحه باشد . گاهی نیز بررسیهائی در خدمت یک تحقیق صورت میگیرد که گزارش بررسی نیز از ضمائم گزارش تحقیق خواهد بود . 

آئین نگارش ، گزارش نویسی اداری ، گزارش تحقیق ، پژوهشگر ، قضاوت ، راه حلٌ ، تصمیم گیری ، جوانب ادبی ، حجم گزارش ، ارائه طریق 

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (15) : گزارش مسئله ؛ تحقیق و تفحٌص

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (15) :

گزارش مسئله ؛ تحقیق و تفحٌص

در این مورد تا مسئله ای وجود نداشته باشد گزارشی در باره ی آن به نگارش در نمی آید ؛ و این گزارش که قاعدتا" به منظور تصمیم سازی است خطاب به مقام بالاتر یا مقامات بالاتر و طبیعتا" به منظور حلٌ مسئله ، اتخاذ موضعی مشخص در برابر آن و ارائه ی راه حلٌی منطقی در چهارچوب  تصمیمگیری در باره آن مسئله تهیه و تدوین می شود .

بنابر این کارشناس یا کارشناسان تحقیق و به تعبیری دیگر یک پژوهشگر یا گروهی پژوهشگر به مطالعه ی پژوهش های قبلا" به عمل آمده در باره آن مسئله و راه حل هائی که قبلا" برای تضعیف یا حل کامل آن ارائه شده است می پردازند ؛ و مجموعا" با توجٌه به آنچه که تا آن زمان در باره ی آن مسئله به وجود آمده است و تدوین شده است راه حل یا راه حل هائی را به مقامات بالا پیشنهاد کنند . 

گزارشگران پس از شناخت دقیق مسئله که گاه « مسئله یابی » هم شناخته شده است و ارائه ی راه حل هائی ممکن که تا کنون یا به کار نرفته اند یا به صورتی کامل بکار نرفته اند سعی می کنند تمام امکانات و تنگناهای آن راه حل ها ، از جمله در بخش های نیروی انسانی ، توانائی فنٌی و مالی ، و...را بشناسند ؛ و پیآمدهای هریک ، به خصوص در جامعه مورد نظر ، را پیش بینی کرده تصمیمگیری را برای مدیران هرچه منطقی تر و آسانتر نمایند ( تصمیم سازی ) .

اگر گزارش تحقیق و تفحص ٌ که ما آن را به صورتی خلاصه تر « گزارش موضوعی » می نامیم به خوبی و شایستگی تهیٌه شده باشد ، مدیریت دیگر نیازی به آن که گزارشهائی دیگر نیز تهیٌه و تدارک ببیند یا نهایتا" خود نیز به تهیٌه گزارشی بنشیند یا لاقل تفحصٌی بنماید ، وجود ندارد . امٌا در هر حال بر عهده ی مسؤول مربوطه و اصطلاحا" مدیر است که از راه حلهای ارائه شده یکی را انتخاب کند ( تصمیم گیری در مدیریت ) ؛ که البته در این راه عواملی دیگر و از جمله ملاحظات مذهبی - سیاسی و هم وجود دارند .

با اینهمه تهیه گزارش موضوعی به منظور تصمیم سازی نمی بایست تحت تاثیر عوامل خارجی باشد ؛ بلکه میبایست به منوال متداول تحقیقات و در چارچوبی به اصطلاح علمی پیش رود .  

گزارش تحقیق و تفحص ، گزارش مسئله ، گزارش موضوعی ، تصمیم گیری ، تصمیم سازی ، کارشناس تحقیق ، پژوهشگر ، مطالعات قبلی ، امکانات و تنگناها ، ارائه راه حل

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (14) : گزارش کار

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (14) : گزارش کار

گزارش کار

گزارش کار سندی است که پس از انجام کار به صورتی منظم تدوین و تحریر می شود . این نوشته که در واقع برای « حساب پس دادن » ؛ یا به تعبیری جدید تر « گزارش عملکرد » تهیٌه و تدوین می شود در نگارش شبیه آنچه در باره صورتجلسه آمد ، شروع می شود ؛ امٌا به تنظیم بر حسب ترتیب گفته ها کفایت نمی کند ؛ بلکه به سایر جوانب نیز می پردازد ؛ و همه را به ترتیبی منطقی طبقه بندی و تنظیم نموده منعکس می کند ؛ به تعبیر دیگر :

گزارش کار به جای آنکه چون صورتجلسه فقط گفته هارا به ترتیب تاریخی و به صورتی منظم بیاورد ، به شرح تمام اموری که اتفاق افتاده اند و البته به صورتی مرتب ، طبقه بندی شده و منظم ، می پردازد .

به علاوه ، در گزارش کار ، دیگر چندان اهمیتی ندارد که گفته ها و کرده های این و آن تا به آن حد دقیق و به اصطلاح مو به مو نقل شوند . کافی است که اصل مطلب بیاید تا به اصطلاح حقٌ مطلب ادا شود :

خلاصه ی مختصر و مفید گفته ها نقل می شود ؛ مجملی از آنچه انجام گرفته است ... ، و به تعبیری دیگر در سه محور اساسی :

- معرفی محل یا محلهای انجام امر یا امور

- جریان امر به ترتیب بخش های آن

- توضیحات مسؤولین امر در خصوص چگونگی انجام امر و موفقیت یا شکست در آن .

برخلاف صورتجلسه که نویسنده آن در میبایست در جلسه مربوطه حضورداشته باشد اینجا دیگر حضور نویسنده ی گزارش در تمام امور و مذاکرات حاصله ضرورتی ندارد . امٌا معمولا" گزارش کار یا گزارش عملکرد نیز توسط کسانی تهیه می شوند که در نوشتن صورتجلسات نیز تجربه و تخصص دارند . مجموعا" :

- در محل یا در جلسات ابتدا تند نویسان به نگارش گفته ها و اتفاقات می پردازند 

- یادداشت ها در اختیار یک نفر به عنوان دبیر جلسه ، گزارشنویس و امثال آن قرار میگیرند تا به نگارش در آیند .

- تخصص دبیر جلسه در همان حدٌ نگارش است و امور تجزیه و تحلیل به وی محول نمی شود ؛ منتهی لازم است صداقت ، و در امری که صورتجلسه یا گزارش کار تهیه می کند تخصص لازم را داشته باشد و مثلا" با اصطلاحات مربوطه کاملا" آشنا باشد .

گزارش کار ، گزارش عملکرد ، حساب پس دادن ، گفته ها ، اقدامات صورت گرفته ، ترتیب تاریخی ، منظم ، تدوین ، صداقت ، تخصص   

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (13) : صورتجلسه مجلسی

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (13) :

 صورتجلسه مجلسی

صورتجلسه مجلسی صورت مذاکرات مربوط به یک جلسه یا به اصطلاح امروز و در ابعادی بزرگتر ، یک کردهمآئی ، یک همایش ، و نظایر آنهاست که در مقیاس کوچکتر خود در ایران سابق « مسوٌده » نامیده می شد .

صورتجلسه مجلسی شامل هیچ بخش دیگری مگر مذاکرات انجام شده نمی شود .

صحٌت مطالب نقل شده اساس اعتبار صورتجلسه است .

مذاکرات را به همان ترتیب زمانی که صورت گرفته اند ، یا به اصطلاح تاریخی و کرونو لوژیک ، نقل می کنند .

در صورت امکان گفته ها میبایست هرچه دقیق تر و به اصطلاح مو به مو نقل شوند تا اوٌلا" اطلاعات بصورتی کامل آمده باشند ؛ ثانیا" خوانندگان بتوانند با آگاهی هر چه کاملتر از تمام آنچه که میبایست و دقت لازم در بررسی ، در تصمیمگیری سریع تر و بهتر عمل کنند .

صورتجلسه هیچگونه ضرورت و ادعای ادبی بودن در سبک و نثر و امثال آنها ندارد ؛ فقط یادداشتی است از گفته های دیگران با یک نظم و ترتیب زمانی ؛ منتهی چنین سندی میبایست تا حدٌ ممکن به صورت دقیق و کامل تنظیم شود ؛ حتی اگر لازم شود که زشتی هائی در آن منعکس گردد ؛ چرا که پس از تنظیم صورتجلسه و احتمالا" تکثیر و توزیع آن هریک از افراد ذینفع ، به مطالعه آن می پردازد ، و در صورتی که هریک از موضوعات مطرح شده در جلسه یا حتی نکته ای فراموش شده باشد میتواند تمام اعتبار صورتجلسه را زیر سؤال ببرد ؛ و چه بسا اصولا" عدم دقٌت در صورتجلسه نتیجه ای خلاف و نا خوشایند ببار آورد .

شاید نیاز به این توضیح نباشد که صورتجلسه ی بدون امضاء حاضران در جلسه اعتباری ندارد و بنابر این محل امضاء آنان نیز باید در نظر گرفته شود .

صورتجلسه ، صورتجلسه مجلسی ، مذاکرات یک مجلس یا گردهمائی ، ترتیب زمانی ، دقٌت ، صحٌت ، عاری از ادبیٌات ، امضاء  

انواع اسناد اداری : صورتجلسه

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (11) : صورتجلسه میدانی

انواع اسناد اداری : صورتجلسه

صورتجلسه یکی از پنج یا به تفسیری یکی از هفت نوع اصلی اسناد اداری است ؛ و خود به دونوع اصلی تقسیم می شود :

الف - صورتجلسه میدانی 

ب صورتجلسه مجلسی

صورتجلسه میدانی 

سندی است که در محل وقوع یک امر به نگارش در میآید . یکی از عوامل اداری ، مثلا" در مورد تصادفات خیابانی ، یک افسر راهنمائی ، و در مورد منازعات خیابانی یک نفر مامور از نیروهای انتظامی ، در محل حادثه حاضر می شوند تا آنچه را که میبینند و از حادثه درک می کنند و آنچه را که طرفین تصادف یا منازعه و شاهدان عینی میگویند  را به دقٌت و شفٌافیت هرچه بیشتر بنویسند . آنچه غیر از بحث شیوه نگارش در این موضوع وجود دارد این است که نویسنده نباید شرح ماجرا را فدائی لفٌاظی و زیبائی نگارش کند و لازم است که هرچه بیشتر به شرح صحیح و بی کم و کاست آنچه که دیده است و شنیده است بپردازد ؛ و در واقع فصاحت و بلاغت نویسنده در این مورد بیشتر در صداقت و رعایت امانت وی است .

نویسنده ی صورتجلسه میدانی در حدٌ یک داور میبایست از جانبداری یکی از طرفین بپردازد و به عبارتی دیگر ، بیطرف باشد . 

صورتجلسه میدانی ، صورتجلسه مجلسی ، حوادث ، منازعات ، لفٌاظی ، زیبائی نگارش ، رعایت امانت ، صداقت ، بیطرفی ، علیرضا آیت اللهی

انواع اسناد اداری

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (11) : انواع اسناد اداری

انواع اسناد اداری

اکثرا" آنچه که ما در دوران تحصیل به عنوان انشاء موخته ایم چیزی جز نگارش به صورتی ذهنی ، تخیلی ، افسانه بافی و نهایتا" توصیفی نبوده است . گاهی که معلمان خوبی داشته ایم به ما روش نامه نگاری ، خلاصه برداری ، تجزیه و تحلیل متون و تجزیه و تحلیل نوشته ها یا بیانات دیگران را هم آموخته اند . امٌا بین همه ی این فعالیت ها و فعالیت های روزمره زندگی  واقعی خانوادگی ، اداری ، شهری و... ما چه رابطه ای وجود دارد ؟ .

قدرت نوشتن نامه ای به دیگر اعضاء خانواده ، یا دوستان و امثال آنها به معنی توانائی در مکاتبات اداری ، کاربرد اصطلاحات مربوطه ، دریافت و ایجاد و حفظ اسناد اداری نیست : مثلا" « گزارش کار » یعنی چه ؟ ، با  گزارش مسئله یا به طور کلٌی « گزارش موضوعی » چه تفاوتی دارد ؟ ، « صورتجلسه » چیست ؟ « گزارش بررسی » یا گزارش تحقیق و تفحص کدام است ؟ .

اتفاقا" منظور ما در اینجا پرداختن به همین مطالب است . یعنی این که سعی می کنیم به شناخت انواع و اقسام اسناد اداری ، و روش تهیه و استفاده از آنها بپردازیم ؛ آنها را طبقه بندی کنیم ، اجزائی که در کادر منطقی هر سند می گنجند را مورد مطالعه قرار دهیم ؛و نهایتا" نشان دهیم که اجزاء هرنوع از این اسناد چگونه میبایست در پی یکدیگر با ترتیبی منطقی قرار گیرند، با یکدیگر ارتباط داده شوند تا بالاخره نظامی منطقی برای سند حاصل آید . 

مهمترین اسناد اداری معمولا" عبارتند از :

صورتجلسه ، گزارش کار ، گزارش موضوعی یا گزارش تحقیقی ، گزارش بررسی ، یادداشت ، و... 

نگارش ذهنی ، افسانه بافی ، توصیف ، روش نامه نگاری ، خلاصه برداری ، تجزیه و تحلیل اسناد ، اسناد اداری ، گزارش مسئله ، روش تهیه ، ترتیب منطقی 

اجتناب از لغزشهای متداول در نگارش

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (10) : اجتناب از سایر لغزش ها

اجتناب از سایر لغزش ها

به غیر از تفسیر کلمات ، لغزش های دیگری نیز وجود دارند که لازم است از آنها اجتناب شود ؛ از جمله :

- برخی « تقاضا نامه » ای را تا آخر نمی خوانند و شروع به پاسخ دادن به آن می کنند . زیرا به خیالشان با نصف و نیمه خواندن یک نامه یا سرسری خواندن ، تمام آن را درک کرده اند . یا حوصله درست خواندن ندارند یا می خواهند در وقت خود صرفه جوئی کنند . در نتیجه اکثرا" پاسخی که به نامه می دهند با آنچه که در نامه آمده است و تقاضائی که در آن از ایشان شده است منافات پیدا می کند ؛ و بالاجبار :

اولا" پس از روشن شدن این خطا می پذیرند که مطلب یا مطالب نامه را کاملا" نخوانده و نفهمیده بوده اند .

ثانیا" مجبور به مکاتبه ای دیگر می شوند که نهایتا" نه تنها در وقت خود صرفه جوئی نکرده اند بلکه به اتلاف آن نیز پرداخته اند .

- برخی دیگر تحت تاثیر « روابط شخصی » خود با نویسنده نامه و به اصطلاح بنا بر حبٌ و بغض ، ظوابط را زیر پانهاده جوابی تهیه و ارسال می دارند که اصولا" با قوانین و مقررات اداری یا وفق نمی دهد یا چندان مطابقت نمی کند .

- و بالاخره گروهی به اظهار نظر و اضافه کردن مطالبی می پردازند که هرگز از ایشان تقاضا نشده است و از حشو و زوائد است . این اظهار نظرهای تقاضا نشده چه بسا نزد نامه نویس مفید واقع شوند و بکار آیند ؛ امٌا مورد تقاضا نبوده اند و از اصول مکاتبات اداری خارج اند .

مکاتبات اداری ، اسناد اداری ، نامه ( تقاضا نامه ) لغزش در مکاتبه ، عدم درک کامل ، هدردادن وقت ، از بین رفتن فرصت ، عدم کفایت پاسخ ، روابط شخصی ، گریز از قانون ، علیرضا آیت اللهی

اجتناب از دام تفسیر کلمات

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (9) : اجتناب از دام تفسیر کلمات

اجتناب از دام تفسیر کلمات

آیا کاملا" متوجٌه مقصود و مشی مخاطب خود شده ایم ؟ آیاتمام کلمات و جملاتی که به کار می برد را می شناسیم و در می یابیم ؟ آیا حالتی خاص در رفتار و خواستهای وی وجود ندارند ؟ .

اگر بنا به نوشته ها و شناخت ازوی می نویسیم بهتر است ابتدا با اعتقاد به مشاوره ، از اطرافیان خود کمک بگیریم و مطلب را به اصطلاح سبک سنگین کنیم . مثلا" از اطرافیان خود بپرسیم :

- بنظر شما مقصود از این کلمه چیست ؟

یا

- به عقیده ی شما مقصود از این عبارت چیست ؟

فرض کنیم نامه ای دریافت کرده ایم که در آن واژه « جزا » بکار رفته است . این کلمه را ما تنبیه معنی می کنیم ، دیگری اجر معنی می کند ، نفر سوٌم به مفهوم پاداش می داند ! نهایتا" مقصود اصلی نویسنده از این واژه چه بوده و هست ؟ .

یکی ممکن است در کاربرد یک واژه معنی خاص آن را در نظر داشته است و دیگری به مفهوم وسیع کلمه بکاربرده باشد ...

به هر حال مسلٌم است که در خواندن و نوشتن باید به معنی دقیق کلمات توجٌه داشته باشیم .

بهترین راه دریافت مفهوم کلمات شاید این باشد که خود را به جای گوینده یا نویسنده آنها بگذاریم و ببینیم که اگر چنین واژه ای را ما بکاربرده بودیم منظورمان چه بود ؟ و اگر این واژه را به کار نمیبردیم چه واژه ای به جای آن بکار میبردیم ؟ آیا در پاسخی که ما برای نویسنده ای تهیه دیده ایم واقعا" معنی تمام کلمات بکاربرده اش را متوجٌه شده ایم و مقصود او را کاملا" دریافته ایم ؟ . اگر مطمئن نیستیم که کاملا" منظور وی را دریافته ایم چاره ای جز آن نیست که به جای تفسیر آن از نظر خود ؛ نظرش را دقیقا" جویا شویم . هیچ ایرادی ندارد که در چنین مواردی با تلفن یا با ایمیل یا هر وسیله ی دیگری نظر مخاطب خود را جویا شویم .

به این وسیله است که مطمئن می شویم در جواب دادن به تقاضانامه ای از موضوع خارج نشده ایم و با استنباط شخصی و تفسیر خود به آن پاسخ نداده ایم .

امٌا گذشته از تفسیر و « خارج شدن از موضوع » دام های دیگری می توانند بر سر راه نگارش صحیح ما گسترده باشند که از آنان نیز می بایست اجتناب کنیم .

دام تفسیر کلمات ، دام تفسیر عبارات ، معنی صحیح کلمات ، استنباط شخصی ، دریافت منظور مخاطب ، مشاوره در دریافت مطلب ، اجتناب از تفسیر ، پاسخ پس از دریافت صحیح ، تماس با نویسنده ، علیرضا آیت اللهی