آئین نگارش پیشرفته

آئین نگارش پیشرفته یا علمی

آئین نگارش پیشرفته

آئین نگارش پیشرفته یا علمی

در باره روش یا باصطلاح آئین نگارش ساده و اثر بخش به ویژه در حوزه گزارش های علمی و مکاتبات اداری است

۴ مطلب در فروردين ۱۳۹۵ ثبت شده است

یادداشت

یادداشت به این جهت تنظیم می شود که عملی انجام بگیرد . چنین نوشته ای اصولا" یا حاکی از یک دستور است یا حاکی از اعلام یا استعلام تصمیماتی که نهایتا" به یک عمل منجر می شوند .

این سند توسط شخصی نوشته می شود که قدرت انتخاب و تصمیم در مورد گزینش راه حل یا یکی از راه حل هائی که شرحشان در چهار سند پیشگفته آمده است ، داشته باشد .

یادداشت باید به نحوی سریع و روشن باشد که به خواننده ، یعنی کسی که دستور یا تصمیم به وی ابلاغ می شود ، امکان هیچگونه اشتباهی در فهم مطلب و بنابر این اجرای خواسته ی نویسنده یادداشت ندهد .

یادداشتی که به منظور اطلاع دادن یا اطلاع گرفتن نوشته می شود نیز نباید امکان هیچگونه اشتباه در درک مطلب ، و بنابر این عمل اشتباه ، را به مخاطب آن بدهد .

یادداشتی که نه به منظور انجام یک عمل ، بلکه فقط برای اطلاع دادن یا اطلاع گرفتن نوشته می شودباید دارای وضوح و صراحت کافی باشد ؛ یعنی در واقع آن هم میبایست چون یادداشت تقاضای یک عمل ، صریحا" قابل فهم بوده باشد و سبب هیچگونه اشتباهی نشود .

وحدت موضوع 

بارها دیده شده است که چند دستور ، درخواست و تصمیم در یک یادداشت گنجانیده شده اند . از نظر ظاهر و در بدو امر چنین وضعی فاقد اشکال است . امٌا در عمل کردن به آن موضوعات مشاهده می شود که بهتر است هر یادداشت حاوی یک موضوع باشد تا اختلاط و تشتتی در عمل کردن به آن ، یا فراموشی برخی پس از عمل به برخی دیگر ، به وجود نیاید . به علاوه ، اگر هرموضوعی در یادداشتی جداگانه و مستقل بیاید طبقه بندی امور و بایگانی کردن اسناد آنها را بسیار آسان تر و منطقی تر می سازد .  


۰ نظر موافقین ۰ مخالفین ۰ ۲۸ فروردين ۹۵ ، ۱۱:۴۳
علیرضا آیت اللهی

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (19) 


گزارش بررسی (3) ، اجتناب از خطاها


آنکه بررسی را انجام می دهد باید سعی کند که از دو خطای مهم بر حذر باشد :

- بکار بردن اصطلاحاتی فنٌی که بنا به تخصصش برای وی اصطلاحاتی شناخته شده و کاملا" معمولی است ؛ امٌا نزد اکثرخوانندگان گزارش ، که همه متخصص در اینگونه امور نیستند ، لابد نا آشنا و بنابر این نا مفهوم و نا مانوس است . در چنین وضعی ضروری است که اگر چه لازم است که یک یا چند اصطلاح فنٌی را در گزارش بررسی خود بکار ببرد امٌا بلافاصله پس از کاربرد ، به تعریف و توضیح مفهوم آنها بپردازد ؛ و اگر تعداد اینگونه اصطلاحات زیاد است فهرستی شماره گذاری شده از آنها تهیه دیده مفاهیم آنها را در اصطلاحنامه ی پیوست گزارش ، در انتهای گزارش ، بیاورد ؛ و به این ترتیب بهتر است هربار که یک اصطلاح فنٌی نا آشنا برای عموم را بکار میبرد به شماره آن در اصطلاحنامه نیز اشاره کند .

- در گزارشی که می نویسد تصور نکند موضوعاتی که برای شخص وی شناخته شده و واضح اند برای همگان شناخته شده و واضح می باشند و بنابر این توضیح آنان را لازم نپندارد . ابدا" معلوم نیست آنچه برای وی ، به لحاظ تخصص و تجربیات قبلی و آشنائی با موضوع ، بدیهی است برای دیگران هم واضح باشد و چنین صورتی داشته باشد . بنابر این ضمن نگارش گزارش بررسی در هرموضوع و هرمورد باید از خود بپرسد آیا همه ی خوانندگان گزارش از این موضوع خبردارند و برایشان واضح است ؟ یا باید توضیح داده شود که چنین توضیحاتی نیز همه در بخش توضیحات گزارش ذکر می شوند .  


۱ نظر موافقین ۰ مخالفین ۰ ۱۳ فروردين ۹۵ ، ۲۳:۲۲
علیرضا آیت اللهی

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (18) : 

گزارش بررسی (2)

بررسی تنها به شرح و تفصیل های فنٌی ختم نمی شود ؛ بلکه ممکن است در چهارچوب علوم انسانی و روشهای تحقیق در علوم انسانی و اجتماعی ( متدولوژی ) واقع شود ؛ نظیر بررسی های جامعه شناسان در باره « آهنگ جدید کار » در این کارخانه یا آن کارگاه .

لزوم رعایت اصل بیطرفی

بررسی باید بیطرف و حتی الامکان به صورتی عینی باشد ؛ و سعی کند تا هیچ موضوعی را در ابهام باقی نگذارد تا گزارشگر بررسی به تمام مسائل و موضوعاتی که باید گزارش کند دسترسی کافی داشته باشد .

مهمتر از همه شاید اجتناب بررسی کننده از دو خطای متداول امٌا مخاطره آمیز است .

( ادامه دارد )

گزارش بررسی ، اجتناب از خطاها


۰ نظر موافقین ۰ مخالفین ۰ ۱۱ فروردين ۹۵ ، ۱۶:۴۰
علیرضا آیت اللهی

۱ نظر موافقین ۰ مخالفین ۰ ۰۱ فروردين ۹۵ ، ۰۶:۵۵
علیرضا آیت اللهی