انواع اسناد اداری : صورتجلسه

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (11) : صورتجلسه میدانی

انواع اسناد اداری : صورتجلسه

صورتجلسه یکی از پنج یا به تفسیری یکی از هفت نوع اصلی اسناد اداری است ؛ و خود به دونوع اصلی تقسیم می شود :

الف - صورتجلسه میدانی 

ب صورتجلسه مجلسی

صورتجلسه میدانی 

سندی است که در محل وقوع یک امر به نگارش در میآید . یکی از عوامل اداری ، مثلا" در مورد تصادفات خیابانی ، یک افسر راهنمائی ، و در مورد منازعات خیابانی یک نفر مامور از نیروهای انتظامی ، در محل حادثه حاضر می شوند تا آنچه را که میبینند و از حادثه درک می کنند و آنچه را که طرفین تصادف یا منازعه و شاهدان عینی میگویند  را به دقٌت و شفٌافیت هرچه بیشتر بنویسند . آنچه غیر از بحث شیوه نگارش در این موضوع وجود دارد این است که نویسنده نباید شرح ماجرا را فدائی لفٌاظی و زیبائی نگارش کند و لازم است که هرچه بیشتر به شرح صحیح و بی کم و کاست آنچه که دیده است و شنیده است بپردازد ؛ و در واقع فصاحت و بلاغت نویسنده در این مورد بیشتر در صداقت و رعایت امانت وی است .

نویسنده ی صورتجلسه میدانی در حدٌ یک داور میبایست از جانبداری یکی از طرفین بپردازد و به عبارتی دیگر ، بیطرف باشد . 

صورتجلسه میدانی ، صورتجلسه مجلسی ، حوادث ، منازعات ، لفٌاظی ، زیبائی نگارش ، رعایت امانت ، صداقت ، بیطرفی ، علیرضا آیت اللهی

انواع اسناد اداری

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (11) : انواع اسناد اداری

انواع اسناد اداری

اکثرا" آنچه که ما در دوران تحصیل به عنوان انشاء موخته ایم چیزی جز نگارش به صورتی ذهنی ، تخیلی ، افسانه بافی و نهایتا" توصیفی نبوده است . گاهی که معلمان خوبی داشته ایم به ما روش نامه نگاری ، خلاصه برداری ، تجزیه و تحلیل متون و تجزیه و تحلیل نوشته ها یا بیانات دیگران را هم آموخته اند . امٌا بین همه ی این فعالیت ها و فعالیت های روزمره زندگی  واقعی خانوادگی ، اداری ، شهری و... ما چه رابطه ای وجود دارد ؟ .

قدرت نوشتن نامه ای به دیگر اعضاء خانواده ، یا دوستان و امثال آنها به معنی توانائی در مکاتبات اداری ، کاربرد اصطلاحات مربوطه ، دریافت و ایجاد و حفظ اسناد اداری نیست : مثلا" « گزارش کار » یعنی چه ؟ ، با  گزارش مسئله یا به طور کلٌی « گزارش موضوعی » چه تفاوتی دارد ؟ ، « صورتجلسه » چیست ؟ « گزارش بررسی » یا گزارش تحقیق و تفحص کدام است ؟ .

اتفاقا" منظور ما در اینجا پرداختن به همین مطالب است . یعنی این که سعی می کنیم به شناخت انواع و اقسام اسناد اداری ، و روش تهیه و استفاده از آنها بپردازیم ؛ آنها را طبقه بندی کنیم ، اجزائی که در کادر منطقی هر سند می گنجند را مورد مطالعه قرار دهیم ؛و نهایتا" نشان دهیم که اجزاء هرنوع از این اسناد چگونه میبایست در پی یکدیگر با ترتیبی منطقی قرار گیرند، با یکدیگر ارتباط داده شوند تا بالاخره نظامی منطقی برای سند حاصل آید . 

مهمترین اسناد اداری معمولا" عبارتند از :

صورتجلسه ، گزارش کار ، گزارش موضوعی یا گزارش تحقیقی ، گزارش بررسی ، یادداشت ، و... 

نگارش ذهنی ، افسانه بافی ، توصیف ، روش نامه نگاری ، خلاصه برداری ، تجزیه و تحلیل اسناد ، اسناد اداری ، گزارش مسئله ، روش تهیه ، ترتیب منطقی 

اجتناب از لغزشهای متداول در نگارش

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (10) : اجتناب از سایر لغزش ها

اجتناب از سایر لغزش ها

به غیر از تفسیر کلمات ، لغزش های دیگری نیز وجود دارند که لازم است از آنها اجتناب شود ؛ از جمله :

- برخی « تقاضا نامه » ای را تا آخر نمی خوانند و شروع به پاسخ دادن به آن می کنند . زیرا به خیالشان با نصف و نیمه خواندن یک نامه یا سرسری خواندن ، تمام آن را درک کرده اند . یا حوصله درست خواندن ندارند یا می خواهند در وقت خود صرفه جوئی کنند . در نتیجه اکثرا" پاسخی که به نامه می دهند با آنچه که در نامه آمده است و تقاضائی که در آن از ایشان شده است منافات پیدا می کند ؛ و بالاجبار :

اولا" پس از روشن شدن این خطا می پذیرند که مطلب یا مطالب نامه را کاملا" نخوانده و نفهمیده بوده اند .

ثانیا" مجبور به مکاتبه ای دیگر می شوند که نهایتا" نه تنها در وقت خود صرفه جوئی نکرده اند بلکه به اتلاف آن نیز پرداخته اند .

- برخی دیگر تحت تاثیر « روابط شخصی » خود با نویسنده نامه و به اصطلاح بنا بر حبٌ و بغض ، ظوابط را زیر پانهاده جوابی تهیه و ارسال می دارند که اصولا" با قوانین و مقررات اداری یا وفق نمی دهد یا چندان مطابقت نمی کند .

- و بالاخره گروهی به اظهار نظر و اضافه کردن مطالبی می پردازند که هرگز از ایشان تقاضا نشده است و از حشو و زوائد است . این اظهار نظرهای تقاضا نشده چه بسا نزد نامه نویس مفید واقع شوند و بکار آیند ؛ امٌا مورد تقاضا نبوده اند و از اصول مکاتبات اداری خارج اند .

مکاتبات اداری ، اسناد اداری ، نامه ( تقاضا نامه ) لغزش در مکاتبه ، عدم درک کامل ، هدردادن وقت ، از بین رفتن فرصت ، عدم کفایت پاسخ ، روابط شخصی ، گریز از قانون ، علیرضا آیت اللهی

اجتناب از دام تفسیر کلمات

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (9) : اجتناب از دام تفسیر کلمات

اجتناب از دام تفسیر کلمات

آیا کاملا" متوجٌه مقصود و مشی مخاطب خود شده ایم ؟ آیاتمام کلمات و جملاتی که به کار می برد را می شناسیم و در می یابیم ؟ آیا حالتی خاص در رفتار و خواستهای وی وجود ندارند ؟ .

اگر بنا به نوشته ها و شناخت ازوی می نویسیم بهتر است ابتدا با اعتقاد به مشاوره ، از اطرافیان خود کمک بگیریم و مطلب را به اصطلاح سبک سنگین کنیم . مثلا" از اطرافیان خود بپرسیم :

- بنظر شما مقصود از این کلمه چیست ؟

یا

- به عقیده ی شما مقصود از این عبارت چیست ؟

فرض کنیم نامه ای دریافت کرده ایم که در آن واژه « جزا » بکار رفته است . این کلمه را ما تنبیه معنی می کنیم ، دیگری اجر معنی می کند ، نفر سوٌم به مفهوم پاداش می داند ! نهایتا" مقصود اصلی نویسنده از این واژه چه بوده و هست ؟ .

یکی ممکن است در کاربرد یک واژه معنی خاص آن را در نظر داشته است و دیگری به مفهوم وسیع کلمه بکاربرده باشد ...

به هر حال مسلٌم است که در خواندن و نوشتن باید به معنی دقیق کلمات توجٌه داشته باشیم .

بهترین راه دریافت مفهوم کلمات شاید این باشد که خود را به جای گوینده یا نویسنده آنها بگذاریم و ببینیم که اگر چنین واژه ای را ما بکاربرده بودیم منظورمان چه بود ؟ و اگر این واژه را به کار نمیبردیم چه واژه ای به جای آن بکار میبردیم ؟ آیا در پاسخی که ما برای نویسنده ای تهیه دیده ایم واقعا" معنی تمام کلمات بکاربرده اش را متوجٌه شده ایم و مقصود او را کاملا" دریافته ایم ؟ . اگر مطمئن نیستیم که کاملا" منظور وی را دریافته ایم چاره ای جز آن نیست که به جای تفسیر آن از نظر خود ؛ نظرش را دقیقا" جویا شویم . هیچ ایرادی ندارد که در چنین مواردی با تلفن یا با ایمیل یا هر وسیله ی دیگری نظر مخاطب خود را جویا شویم .

به این وسیله است که مطمئن می شویم در جواب دادن به تقاضانامه ای از موضوع خارج نشده ایم و با استنباط شخصی و تفسیر خود به آن پاسخ نداده ایم .

امٌا گذشته از تفسیر و « خارج شدن از موضوع » دام های دیگری می توانند بر سر راه نگارش صحیح ما گسترده باشند که از آنان نیز می بایست اجتناب کنیم .

دام تفسیر کلمات ، دام تفسیر عبارات ، معنی صحیح کلمات ، استنباط شخصی ، دریافت منظور مخاطب ، مشاوره در دریافت مطلب ، اجتناب از تفسیر ، پاسخ پس از دریافت صحیح ، تماس با نویسنده ، علیرضا آیت اللهی

تعیین دقیق موضوع نگارش

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (8) : 

تعیین دقیق موضوع نگارش

منظور از تعیین دقیق یا تحدید موضوع در اینجا همان خارج نشدن از موضوع اصلی ِ نوشته است . اگر مطلبی را انشاء و تحریر می کنیم لابد به این دلیل است که « حرفی برای گفتن » داریم ؛ و نه برای « خالی نبودن عریضه » . پس : نتیجه هر متن چیزی جز نتیجه ی موقعیتی که در آن قرار گرفته ایم و به بیان مطلب خود می پردازیم نیست .

« حرفی برای گفتن » 

بنابر آنچه تحت عنوان تعیین دقیق موضوع آمد اگر مینویسیم لابد به این دلیل است که در موقعیتی قرار گرفته ایم که چیزی طلب کنیم  و بدین ترتیب حرفی برای گفتن داریم ؛  و در این خواستن ، نخستین شرط آن است که تصویری دقیق از آنچه که میخواهیم به خواننده ، یا خوانندگان نوشته یا به طورکلی مخاطب یا مخاطبان خود ارائه دهیم . مطلب ما دقیقا" ، بدون کم و کاست و بدون حشو و زوائید ، چیست ؟ .

دانستن آنچه که میخواهیم ، یا آنطور که طی دهها سال در مطبوعات ما به عنوان « مطلب » شهرت یافته است ، حقیقت کار ما را تشکیل می دهد . یعنی اگر خودمان ندانیم که چه می خواهیم هرگز نمی توانیم مطلب خود را به دیگران بفهمانیم . آیا منظور ما از نوشتن یک تقاضا نامه است ؟ یا یک امریٌه ؟ یا یک اعلام ؟ یا یک بررسی ؟ . آیا اصولا" در مسئله ای معین و محدوده ای دقیق می نویسیم ؟ . اینجاست که حتی جملات و عبارات و حتی کلمات ما نیز باید دقیق و صریح باشند تا با فصاحت و بلاغت کامل نوشته در دام تفسیر و تعبیر دیگران گرفتار نشویم .

تعیین موضوع ، تحدید موضوع ، مطلب ، حرفی برای گفتن ، تقاضانامه ، صراحت ، فصاحت ، بلاغت ، دام تفسیر ، علیرضا آیت اللهی

فواید آئین نگارش

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (7))

فواید آئین نگارش

در نگارش اصولا" ، آئین به معنی دستور العمل است .

دستور العمل به معنی رعایت قواعد شایست و بایست حین عمل است ؛ قواعدی که سبب می شوند نتیجه کار از نواقص متعدد به دور بوده حتی الامکان به کمال نزدیک شود .

با پیروی از قواعد نه گانه یا دستورالعملی که در بخش پیش آمد ، می توانیم متونی صحیح ، فشرده  و بدون کم و کاست از یکطرف و بدون حشو و زوائد از طرف دیگر در تناسب کامل با هدف خود به رشته تحریر در آوریم .

نکات نه گانه ای که آمدند به ما اجازه می دهند که از برخی نواقص رایج در نوشته های خود بپرهیزیم ؛ که از آنجمله اند :

- خارج شدن از موضوع

- فقر فکری یا به اصطلاح نداشتنِ « حرفی برای گفتن »

- نوشتن متونی ثقیل ، نادرست و غیر واضح ( فاقد فصاحت و بلاغت )

بنابر این به ترتیب به مطالعه هریک از این موارد میپردازیم تا به محل ، نقش و کاربرد هریک از آنها به نحوی بسیار بهتر واقف شویم .

آئین نگارش ، دستورالعمل نگارش ، اصول نه گانه ، قواعد نگارش ، کمال یابی ، صحٌت متون ، فشردگی و بدون حشو و زوائد ، فاقد کم و کاست ، رسیدن به هدف ، نواقص رایج