إنّا لله وإنّا إلیهِ رَاجعُون

عید سعید غدیر مبارک

عناوین نا مه در برخی از مشاغل

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (25) 

نامه اداری (3) . شکل های مؤدبانه

عناوین نا مه در برخی از مشاغل

جهت رعایت احترام به یک مقام عالیرتبه ی روحانی می توان از عنوان « حضرت » استفاده کرد ؛ مثل :

حضرت آیت الله آ قا شیخ محمد صدوقی

برای مقامات لشگری همیشه عناوین خاصٌ آنان چون جناب و سرکار، بدون عناوینی فرعی چون آقا ، حاج ، کربلائی و ... بکار می رود :

جناب سروان

سرکار سرهنگ

تیمسار

سردار

اگر دریافت کننده نامه دارای عنوانی است که فارغ از آن مسؤولیت و عنوان نامه را دریافت می دارد می توان تنها نوشت :

آقای شهردار تهران

آقای رئیس دانشگاه شهید بهشتی

حال آنکه اگر محتوای نامه در ارتباط دقیق با مسؤولیت اداری آنان باشد باید نوشته شود :

شهردار محترم تهران ، آقای

ریاست محترم دانشگاه شهید بهشتی ، آقای ...

که این صورت دوٌم البته و درهر حال مؤدبانه تر بنظر می رسد .

در مواردی که نام ،عنوان و آدرس گیرنده را جداگانه در سرلوحه نامه آورده اند دیگر نیازی به تکرار آنها نیست و نامه مثلا" اینگونه آغاز می شود :

آقای عزیز 

و مسلما" اگر نامه خطاب به یک گروه یا دسته ، مثلا" یک شورا یا یک هیئت مدیره باشد اینگونه نوشته می شود :

آقایان عزیز *

در مورد بانوان ،عناوین سرکار ، خانم ، خواهر و ... بکار می رود .

- 

* هنجارهائی که ما در اینجا به کار میبریم ممکن است با سنن نامه نویسی اداری متداول در ایران صد در صد تطبیق نکنند یا به مذاق بعضی خوش نیایند ؛ امٌا هنجارهائی جهانی هستند و مورد تصویب مراجع اصلی علوم اداری در جهان واقع شده اند .  

نامه اداری (2) . شکل های مؤدبانه عناوین افراد مخاطب

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (24)

 

نامه اداری (2) . شکل های مؤدبانه

عناوین افراد مخاطب

اصولا" عنوان مخاطب ( گیرنده ی نامه ) باید مؤدبانه باشد .

به جای آنکه بنویسیم :

محمد معین معراجی

می نویسیم :

آقای محمد معین معراجی ؛

یا

خانم ....

یا 

دوشیزه ....

البته این در صورتی است که هیچگونه رابطه عاطفی میان نویسنده نامه و دریافت کننده آن وجود نداشته باشد ؛ والٌا می توانستیم بنویسیم :

دوست عزیز ، آقای محمد معین معراجی

یا :

سرور گرامی ، آقای محمد معین معراجی

امٌا هیچگاه در یک نامه اداری نباید نوشت :

دوست عزیزم ؛ آقای محمد معین معراجی

سرور عزیزم ؛آقای محمد معین معراجی

امروزه ، و پس از انقلاب 1357 ، سعی می شود بیشتر از عنوان « برادر » به جای عنوانِ « آقا » و از عنوان « خواهر » به جای عنوان « خانم » استفاده شود . مثلا" می نویسند :

برادر ، محمد معین معراجی

یا

برادرگرامی ، محمد معین معراجی 

ممکن است نوشت : برادر گرامی آقای محمد معین معراجی ؛ امٌا چنین قاعده ای در هنجار مکاتبات اداری جهانی نیست و آن را غلطمی شمارند . قاعدتا می بایست از کاربرد عناوین متعدد و مکرر اجتناب شود ؛ امٌا روحیه تعلق و تملقی که از زمان قاجاریان باقی مانده است سبب می شود برخی بنویسند :

برادر ارجمند و گرامی جناب آقای محمد معین معراجی

( جناب ، همان معنی آقا را می دهد و در اینجا تکراری است ) .

عنوان « برادر » حتی در خطاب به مقامات عالیرتبه کشوری ،نظیر وزراء ، سفراء و نمایندگاه مجلس نیز بکار می رود . با این وجود و پس از فروکش کردن شور انقلاب هنوز هم متداول است که برای این گروه از مقامات عالیرتبه ، وامثال ایشان ، از عنوان « جناب » استفاده کنند . کاربرد عنوان مرکب « جناب آقای ...» که توسط بسیاری از کارشناسان ادبیات فارسی غلط شناخته شده است ؛ به عنوان یک « غلط مصطلح » دارای ایرادی اساسی نمی نماید .

و امٌا عناوین خاص ٌ روحانیان ... ( ادامه دارد )

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (23) نامه اداری (1) . اشکال مؤدبانه

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (23) 

نامه اداری (1) . اشکال مؤدبانه

نامه اداری چون نامه های خانوادگی یا دوستانه که از احساسات بر میخیزند نیست ؛ بلکه در واقع امر نامه هائی است که از یک مرکز یا مرجع اداری دریافت می کنیم ؛ یا به آن ارسال می داریم .در این مکاتبه غالبا" با موضوعات و مسائل متعددی مواجه می شویم که می توان اهمٌ آنها را تحت سه عنوان کلٌی مورد بررسی قرار داد :

اَشکال مؤدبانه

اجزاء اصلی

قالب ارائه

اشکال مؤدبانه

این اشکال یا فرمولها معمولا" مشتمل اند بر :

- عناوین افراد مخاطب

- احترامات مقدمه

- احترامات ضمن متن

- احترامات خاتمه نامه

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (22) اعلان

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (22)

اعلان

 

اعلان به معنی آگاهی دادن به عموم یا گروهی از مردم است و منظور آن این است کهخواننده آن را به سمت و سوئی که نویسنده می خواهد سوق دهد ؛ و وی را به همفکری و همعقیدتی با نویسنده کشانیده چه بسا به واکنشی مثبت نسبت به وی و حتی همکاری وادار سازد . به عبارت دیگر اعلان وسیله ای برای تبلیغات است . بنابر این ابدا" معلوم نیست که خواننده اعلان از قبل با مضمون یامضامین اعلان موافق بوده باشد .

از این رو  محتویات یک اعلان از موضوعات و مطالب شناخته شده شروع می شود و آنگاه با تجزیه و تحلیل لازم خواننده را به آنچه که مورد نظر نویسنده است می رساند . به تعبیری دیگر نویسنده ی اعلان برای خوانندگانش پس از مقدمه چینی و تجزیه و تحلیل یک یا چند مسئله توضیح می دهد که چرا فلانگونه فکر می کند و از آنان توقع همفکری و همگامی دارد ؛ و هرچه مهرت وی در این راه بیشتر باشد احتمال اقناع خواننده و همراهی وی بیشتر می شود .

طبیعتا" در نگارش چنین سندی می بایست از لغزش هائی متعدد جلوگیری شود که از آنجمله اند :

- باقی ماندن در کلٌی گوئی ها و توضیح واضحات به نحوی که خواننده با خود بگوید این ها را که خود می دانستم . منظور اصلی چیست ؟

- بکار بردن عبارات کلیشه ای و شعاری که اکثرا" مردم از آنها خسته ، دلزده و گاه متنفر شده اند .

- به کار بردن کلمات و عبارات غیر قابل فهم یا حتی پیچیده برای عموم به ویژه گروه هدف اعلان .

- نگاشتن متنی طولانی .  

مطالعه ای تطبیقی - هشداری در باره اسناد اداری :

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (21) 

مطالعه ای تطبیقی - هشداری در باره اسناد اداری :

                   نویسنده:     مشخصات :                    اجتناب شود از :

صورتجلسه :   کارمند          کامل . به ترتیب زمانی  مبادرت کردن به طبقه بندی . اظهار نظر کردن

گزارش کار    کارمند           عینی                        حذف عناصری چون شخصا" با نظرات همکاران موافق نیستم . اظهار نظر شخصی

بررسی    کارشناس متخصص  عینی ، بیطرف ، کامل  از قلم انداختن برخی از اطلاعات که خودمان از آنها مطلعیم ؛ مقیٌد بودن به ا                                                                         اصطلاحات و زبان تخصصی

گزارش موضوعی  کارشناس مسؤول  موضعگیری با تکیه بر استدلال    فرار از مسؤولیت . واگذار کردن نتیجه گیری به خواننده ی گزارش

یادداشت   مدیر ( مسؤول )   وضوح و صراحت   فراموش کردن اینکه خود را به جای مامور انجام کار فرض کنیم

سندی که جزو این اسناد بشمار نمی آید و معمولا" درد سر هائی برای نویسنده خود فراهم می کند « اعلان » نام دارد .

یادداشت

یادداشت

یادداشت به این جهت تنظیم می شود که عملی انجام بگیرد . چنین نوشته ای اصولا" یا حاکی از یک دستور است یا حاکی از اعلام یا استعلام تصمیماتی که نهایتا" به یک عمل منجر می شوند .

این سند توسط شخصی نوشته می شود که قدرت انتخاب و تصمیم در مورد گزینش راه حل یا یکی از راه حل هائی که شرحشان در چهار سند پیشگفته آمده است ، داشته باشد .

یادداشت باید به نحوی سریع و روشن باشد که به خواننده ، یعنی کسی که دستور یا تصمیم به وی ابلاغ می شود ، امکان هیچگونه اشتباهی در فهم مطلب و بنابر این اجرای خواسته ی نویسنده یادداشت ندهد .

یادداشتی که به منظور اطلاع دادن یا اطلاع گرفتن نوشته می شود نیز نباید امکان هیچگونه اشتباه در درک مطلب ، و بنابر این عمل اشتباه ، را به مخاطب آن بدهد .

یادداشتی که نه به منظور انجام یک عمل ، بلکه فقط برای اطلاع دادن یا اطلاع گرفتن نوشته می شودباید دارای وضوح و صراحت کافی باشد ؛ یعنی در واقع آن هم میبایست چون یادداشت تقاضای یک عمل ، صریحا" قابل فهم بوده باشد و سبب هیچگونه اشتباهی نشود .

وحدت موضوع 

بارها دیده شده است که چند دستور ، درخواست و تصمیم در یک یادداشت گنجانیده شده اند . از نظر ظاهر و در بدو امر چنین وضعی فاقد اشکال است . امٌا در عمل کردن به آن موضوعات مشاهده می شود که بهتر است هر یادداشت حاوی یک موضوع باشد تا اختلاط و تشتتی در عمل کردن به آن ، یا فراموشی برخی پس از عمل به برخی دیگر ، به وجود نیاید . به علاوه ، اگر هرموضوعی در یادداشتی جداگانه و مستقل بیاید طبقه بندی امور و بایگانی کردن اسناد آنها را بسیار آسان تر و منطقی تر می سازد .  

گزارش بررسی (3) ، اجتناب از خطاها

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (19) 

گزارش بررسی (3) ، اجتناب از خطاها

آنکه بررسی را انجام می دهد باید سعی کند که از دو خطای مهم بر حذر باشد :

- بکار بردن اصطلاحاتی فنٌی که بنا به تخصصش برای وی اصطلاحاتی شناخته شده و کاملا" معمولی است ؛ امٌا نزد اکثرخوانندگان گزارش ، که همه متخصص در اینگونه امور نیستند ، لابد نا آشنا و بنابر این نا مفهوم و نا مانوس است . در چنین وضعی ضروری است که اگر چه لازم است که یک یا چند اصطلاح فنٌی را در گزارش بررسی خود بکار ببرد امٌا بلافاصله پس از کاربرد ، به تعریف و توضیح مفهوم آنها بپردازد ؛ و اگر تعداد اینگونه اصطلاحات زیاد است فهرستی شماره گذاری شده از آنها تهیه دیده مفاهیم آنها را در اصطلاحنامه ی پیوست گزارش ، در انتهای گزارش ، بیاورد ؛ و به این ترتیب بهتر است هربار که یک اصطلاح فنٌی نا آشنا برای عموم را بکار میبرد به شماره آن در اصطلاحنامه نیز اشاره کند .

- در گزارشی که می نویسد تصور نکند موضوعاتی که برای شخص وی شناخته شده و واضح اند برای همگان شناخته شده و واضح می باشند و بنابر این توضیح آنان را لازم نپندارد . ابدا" معلوم نیست آنچه برای وی ، به لحاظ تخصص و تجربیات قبلی و آشنائی با موضوع ، بدیهی است برای دیگران هم واضح باشد و چنین صورتی داشته باشد . بنابر این ضمن نگارش گزارش بررسی در هرموضوع و هرمورد باید از خود بپرسد آیا همه ی خوانندگان گزارش از این موضوع خبردارند و برایشان واضح است ؟ یا باید توضیح داده شود که چنین توضیحاتی نیز همه در بخش توضیحات گزارش ذکر می شوند .  

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (18) : گزارش بررسی (2)

نگاهی به آئین نگارش و فنٌ گزارش نویسی اداری (18) : 

گزارش بررسی (2)

بررسی تنها به شرح و تفصیل های فنٌی ختم نمی شود ؛ بلکه ممکن است در چهارچوب علوم انسانی و روشهای تحقیق در علوم انسانی و اجتماعی ( متدولوژی ) واقع شود ؛ نظیر بررسی های جامعه شناسان در باره « آهنگ جدید کار » در این کارخانه یا آن کارگاه .

لزوم رعایت اصل بیطرفی

بررسی باید بیطرف و حتی الامکان به صورتی عینی باشد ؛ و سعی کند تا هیچ موضوعی را در ابهام باقی نگذارد تا گزارشگر بررسی به تمام مسائل و موضوعاتی که باید گزارش کند دسترسی کافی داشته باشد .

مهمتر از همه شاید اجتناب بررسی کننده از دو خطای متداول امٌا مخاطره آمیز است .

( ادامه دارد )

گزارش بررسی ، اجتناب از خطاها